Imaginez que vous construisez une maison sur mesure. Si vous travaillez dans le secteur de la construction résidentielle, vous comprenez peut-être ce que cela implique. Cependant, il est peu probable que vous ayez une connaissance approfondie de toutes les compétences nécessaires pour mener à bien le travail : des fondations à la plomberie, en passant par l'électricité, le chauffage, la ventilation et la climatisation, la toiture, la décoration d'intérieur, etc.
La plupart des gens ne possèdent pas ce genre d’expertise. Même si c'est le cas, ils auront probablement recours à l'une des deux options suivantes : faire appel à une entreprise de construction recommandée par l'architecte qui a conçu la maison ou engager un entrepreneur général.
La mise en place et le bon fonctionnement d’un système de gestion de l’information de laboratoire (LIMS) s’apparentent à la construction d’une maison sur mesure. Il s’agit d’un processus compliqué qui nécessite des spécialistes dans de nombreuses disciplines différentes. Comme pour notre exemple de construction de maison, vous avez deux choix si vous ne voulez pas le faire vous-même : faire appel à l’équipe d’organisation de services professionnels (PSO) de votre fournisseur de LIMS ou embaucher un PSO tiers.
Dans le prochain article de notre série PSO, nous allons peser le pour et le contre de chacune de ces deux options.
Quel est le bon type de partenaire PSO pour votre organisation ?
Dans la partie 1 de cette série, nous avons discuté de ce que sont les PSO et de la manière dont ces équipes d’experts peuvent apporter des avantages significatifs à toute implémentation de LIMS. Une fois que vous aurez décidé de faire appel à une équipe PSO, vous serez confronté au choix critique entre un PSO tiers ou l’équipe interne de votre fournisseur LIMS.
De nombreux facteurs peuvent influer sur le devis des services PSO, notamment les besoins uniques de votre organisation lors de la configuration de l'implémentation Il peut s’agir, entre autres, de l’intégration avec d’autres logiciels ou instruments spécialisés, de la documentation de conformité, des tests de validation, de l’optimisation de l’analyse des procédures, de l’assistance en matière de formation, etc.
Soyons francs sur le principal avantage des organisations PSO tierces dans ces négociations : leur devis initial sera probablement moins cher que celui que vous obtiendrez de l'équipe de votre fournisseur de LIMS. Bien qu’il puisse être très tentant pour les équipes d’achat disposant d’un budget limité d’opter pour un prix plus abordable, il est crucial de comprendre que cette différence de coût s’accompagne de certaines contraintes et de risques potentiellement importants.
Il est facile de négliger la valeur beaucoup plus élevée que l’équipe PSO de votre fournisseur peut apporter. La différence entre un PSO tiers et un partenaire fournisseur peut facilement faire la différence entre une bonne implémentation ou implémentation sans faille qui minimise de nombreux pièges potentiels.
Poser des bases solides pour l'implémentation du LIMS
Revenons un instant à notre analogie avec la construction d’une maison. Vous pouvez choisir l'équipe de conception et de construction exclusive recommandée par l'architecte ou un entrepreneur général.
Bien que les deux options permettent d'accomplir le travail, l'équipe de l'architecte offre une approche spécialisée qui est bien alignée sur la vision de votre architecte, garantissant une construction sans faille qui fournit les résultats précis que vous souhaitez. Bien qu’un entrepreneur général puisse promettre un coût inférieur au départ, il n'entretient pas de relation de travail étroite avec l’architecte, ce qui entraîne un produit final moins spécialisé qui peut ne pas s’aligner entièrement sur la vision initiale.
De même, lorsque vous achetez un LIMS, vous avez des attentes très précises quant à la façon dont il sera mis en œuvre. Le choix de l’équipe PSO de votre fournisseur garantit la réalisation de cette vision car elle a un accès direct aux équipes de gestion et de développement des produits ainsi qu'à la feuille de route du produit. Ils sont directement responsables devant votre fournisseur et vous offriront d’autres avantages exclusifs.
Bien que les équipes PSO tierces puissent maîtriser le LIMS, elles n’ont pas les connaissances approfondies que l’équipe de votre fournisseur peut fournir. Ils n’ont pas créé le logiciel, n’ont pas d’accès direct aux membres de l’équipe interne et ne sont peut-être pas en mesure d’égaler les insights approfondies fournies par l’équipe PSO de votre fournisseur.
Pourquoi les équipes PSO des fournisseurs valent le coût supplémentaire
Bien qu’il soit possible que votre PSO fournisseur soit coûteux au départ, l’expérience montre régulièrement qu’il s’agit d’un investissement plutôt que d’une dépense, car il offre également une valeur supplémentaire significative. Vous économiserez de l’argent à long terme (et peut-être aussi à court terme).
Entrons dans les détails.
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Connaissance approfondie des produits
Lorsque vous collaborez avec l’équipe de votre fournisseur, vous faites appel à un groupe spécialisé qui connaît parfaitement le logiciel. Ils sont parmi les premiers à être informés des mises à jour et des fonctionnalités, ce qui fournit des informations précieuses et vous permet de tirer parti des dernières avancées. Ils ont également un accès direct aux développeurs et aux experts, ce qui facilite la résolution rapide des problèmes et l’alignement optimal avec vos besoins.
Les équipes tierces ne peuvent pas égaler cette familiarité. Cela peut conduire à une implémentation efficace du LIMS, car ils ont besoin de plus de temps pour saisir les nuances spécifiques du produit et peuvent ne pas être aussi informés sur les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités. La communication et la résolution des problèmes peuvent être entravées parce qu’ils n’ont pas d’accès direct aux experts derrière le logiciel LIMS, et vous risquez de ne pas obtenir un alignement précis avec vos besoins.
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Assistance post-implémentation sans faille
Lorsque vous collaborez avec une équipe de fournisseur, vous pouvez vous attendre à une transition instantanée et transparente du PSO à l'assistance post-implémentation. En cas de besoin de dépannage, de mise à jour ou de reconfiguration, une équipe du fournisseur sera prête à s'en charger. Vous pouvez également réengager l’équipe PSO à tout moment si vos besoins changent, en sachant qu’elle donnera la priorité à votre productivité et à vos bénéfices pendant qu’elle travaille sur les modifications ou les mises à jour dont vous avez besoin.
Avec certaines équipes tierces, la période de transition peut prendre jusqu’à 90 jours, voire plus, ce qui retarde votre accès à l'assistance. Si l'implémentation de votre LIMS ne se déroule pas comme prévu, cela pourrait potentiellement nuire aux activités de votre entreprise.
De plus, si des problèmes surviennent avant ou après la mise en service, une équipe PSO tierce peut avoir besoin de plus de temps pour apprendre et résoudre les problèmes, mettant ainsi en péril votre productivité et vos bénéfices. Vous devrez peut-être même faire appel à l’équipe PSO du fournisseur et être facturé une deuxième fois.
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Responsabilité des fournisseurs
Lorsque vous travaillez avec l’équipe PSO de votre fournisseur, l’ensemble de l’organisation s’intéresse au succès du logiciel et s’assure qu’il est configuré pour répondre à vos besoins spécifiques. L’implication de plusieurs équipes au sein d’une même organisation renforce également la main-d’œuvre, ce qui conduit à une approche plus approfondie et à un plus grand dévouement à votre satisfaction. L’accès direct à l’équipe d’assistance du fournisseur garantit également une aide rapide, ainsi que des mises à jour et des mises à niveau rapides afin que votre système reste conforme aux normes de l’industrie.
Les PSO tiers feront de leur mieux pour vous soutenir lors de l'implémentation, mais ils n’ont pas d’intérêt dans le produit lui-même. Ils peuvent également avoir du mal à rester alignés sur les objectifs, les stratégies et les mises à jour des produits de votre fournisseur.
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Accès direct
Le logiciel LIMS est constamment mis à jour, ce qui nécessite une formation continues. Bien que de nombreux membres des équipes PSO tierces proviennent souvent de fournisseurs de LIMS, leur connaissance du produit de leur ancien employeur peut rapidement devenir obsolète, même six mois ou un an après avoir quitté l’entreprise.
L’accès direct dont bénéficie l’équipe PSO de votre fournisseur lui permet de vous informer rapidement des fonctionnalités et des mises à jour à venir. Leur communication transparente avec les équipes internes facilite la résolution rapide de problèmes techniques complexes lors de l'implémentation et est également inestimable pour assurer une planification à long terme réussie.
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Documentation complète
Les équipes des fournisseurs vous fournissent une documentation détaillée qui optimise l'implémentation et contribue au succès à long terme de votre LIMS. De plus, les PSO des fournisseurs proposent fréquemment des services de validation internes pour vous aider à démontrer votre conformité aux normes et réglementations de votre secteur.
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Moins de risques d’échec
L’équipe PSO de votre fournisseur disposera des ressources et de l’expertise nécessaires pour assurer une implémentation transparente de votre LIMS. Travailler avec une équipe tierce sans cette expertise augmente considérablement votre risque d’échec. Si vous devez chercher une solution auprès du fournisseur de LIMS, cela peut augmenter vos coûts jusqu’à 30 %.
Considérez le coût total
Les avantages significatifs de l’équipe PSO d’un fournisseur méritent d’être pris en compte, surtout lorsque vous dépensez déjà des centaines de milliers de dollars pour un système logiciel.
Si votre organisation dispose d’un budget serré et que son seul objectif est de faire fonctionner le LIMS, une équipe PSO LIMS tierce peut être le meilleur choix. Cependant, si vous recherchez une implémentation transparente du LIMS qui s’aligne parfaitement sur votre vision et n’a pas d’effets négatifs sur vos opérations commerciales ou vos bénéfices, de l’achat jusqu’à la durée de vie de votre LIMS, travailler avec l’équipe PSO d’un fournisseur de LIMS s’avérera être une meilleure option.
Dans la 3ème partie de cette série, nous verrons ce qu’il faut rechercher lors de la sélection d’une équipe PSO.
Personne ne connaît mieux LabVantage que LabVantage
Choisir les services PSO de LabVantage pour implémenter les produits LabVantage LIMS, vous engage sur la voie de la réussite. L’équipe de déploiement de LabVantage est l’une des plus expérimentées de l’industrie, avec plus de 35 ans d’expérience dans la fourniture de solutions LIMS.
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