Investir dans un nouveau système de gestion d’informations de laboratoire (LIMS), ou même dans le premier LIMS de votre laboratoire, est une étape importante. L’équipe qui gère les activités quotidiennes du laboratoire sait à quel point un tel changement peut être bénéfique, surtout s’ils ont travaillé dans un autre laboratoire qui utilise un système informatique moderne. Cependant, il peut être difficile de convaincre vos décideurs et autres parties prenantes de sa nécessité - et importance.
La direction ne reconnaît pas toujours comment un système de gestion d’informations de laboratoire peut (et doit) être le cœur d’un laboratoire. Ils ne sont peut-être pas non plus conscients des nombreux avantages d’un tel investissement.
Vous n’êtes peut-être pas celui qui tient les rennes du laboratoire. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas être un catalyseur de changement positif. Si vous êtes prêt à ajouter ou à mettre à niveau un LIMS dans votre organisation, voici cinq étapes pour vous aider à développer un processus de gestion du changement approprié.
1. Plaider en faveur du changement
Les gens sont souvent réticents au changement parce qu’ils craignent que cela crée plus de travail, de stress ou complique leur travail. L’une des meilleures façons d’inverser la tendance est de se concentrer sur la façon dont un LIMS leur facilitera la vie. Quels problèmes un LIMS moderne pourrait-il résoudre pour eux ?
Comme toute autre tâche dans un laboratoire, un changement efficace commence par la collecte de données. Posez-vous la questions, ainsi qu'à votre équipe :
- Quelles sont les inefficacités ou les lacunes dans les flux de travail de votre laboratoire ?
- Vous avez des dizaines de techniciens qui suivent leur travail sur des tableurs Excel individuels, ou pire, sur du papier ? Ces deux méthodes ne sont pas très accessibles.
- Votre équipe est confrontée à des silos de données, à des flux de travail ou à la nécessité de dupliquer la saisie de données dans des systèmes obsolètes ou incompatibles ?
- Ratez-vous des opportunités de prise de décision cachées facilement visibles dans vos données ?
Ne cherchez pas juste des raisons logiques. Beaucoup d’entre nous qui travaillent dans des professions scientifiques sont sujets à cette erreur courante. N’oubliez pas que les émotions jouent un rôle important dans le processus de prise de décision, même dans les grandes entreprises. Si les responsables de laboratoire détestent par exemple remplir des rapports ou des documents de conformité de routine, l’idée qu’un LIMS puisse automatiser ces tâches peut être tout aussi convaincante que la façon dont cela permettra à votre laboratoire d’économiser du temps ou de l’argent.
2. Connaissez vos options
Avoir une idée claire des avantages et des inconvénients de vos alternatives disponibles sera essentiel pour monter votre dossier.
- Votre laboratoire serait-il mieux servi par un LIMS standard ou conçu pour un secteur spécifique, comme les produits pharmaceutiques, le pétrole et le gaz, ou les laboratoires médico-légaux ?
- Un portail web sécurisé réduirait-il les goulets d’étranglement avec vos clients ou les membres de votre équipe travaillant à distance ?
- Tout aussi important : que se passe-t-il si rien ne change ?
Un responsable du changement avec lequel nous avons récemment travaillé a créé un tableur de référence qui détaillait toutes les exigences auxquelles le laboratoire devait répondre. Elle l’a utilisé pour évaluer tous les systèmes LIMS envisagés par son organisation. Pour chaque système possible, elle a classé chaque exigence sur une échelle de points : zéro point s’il n’offrait aucune fonctionnalité supplémentaire, un point s’il nécessitait un certain effort pour réaliser l'objectif, et deux s’il faisait exactement ce qu’ils voulaient dès le départ.
3. Cartographiez l’impact global
Tout changement impliquant un LIMS pourrait potentiellement provoquer des répercussions majeures dans toute votre organisation. Si tout le monde travaille encore avec du papier ou des tableurs, vous devrez peut-être harmoniser plusieurs flux de travail, flux de données ou technologies. Chaque membre de votre équipe gère peut-être son travail à sa manière, ce qui peut être une source potentielle de friction et de résistance au changement.
Si vous avez déjà mis en place un LIMS, vous devrez également tenir compte des modifications apportées au matériel, aux logiciels, aux plans de maintenance, etc. Il peut être nécessaire de migrer les données et de revalider le LIMS lui-même.
Évaluer toutes les conséquences à l’avance peut sembler une tâche ardue, mais c’est essentiel à votre préparation. Avoir un aperçu complèt vous permettra de jouer les « avocats du diable » et de préparer des réponses bien conçues aux objections.
4. Obtenez l’adhésion de votre équipe
Avant d’approcher l’équipe de direction, commencez à obtenir le soutien du reste de votre équipe et d’autres membres de l'entreprise qui seront impactés (le plus souvent de manière positive). C’est le moment idéal pour présenter le travail que vous avez accompli au cours des trois premières étapes. Une communication transparente sera essentielle à ce stade. Si vous avez bien fait votre travail de préparation, vous serez en mesure de reconnaître ce qui pourrait changer, de résoudre les pièges apparents et de présenter des arguments convaincants sur la façon dont les opérations de laboratoire s’amélioreront.
Pensez à faire participer vos collègues comme une sorte de « répétition générale » avant de passer à votre équipe de direction. Profitez de cette étape pour découvrir des objections potentielles que vous n’avez peut-être pas prises en compte et peaufiner votre proposition finale.
5. Faites le pitch
Une fois que vous avez construit un dossier solide, comparé les alternatives, dressé un tableau réaliste de ce qui doit être fait et obtenu le soutien de certains de vos collègues, il est temps de plaider la cause auprès de vos principaux décideurs. Cela peut être stressant, surtout si vous vous présentez comme un manager du changement potentiel.
L’une des meilleures façons de minimiser vos inquiétudes est d’en apprendre le plus possible sur vos parties prenantes et sur la façon dont elles pourraient bénéficier, individuellement et collectivement, de l’achat et de l'implémentation du LIMS que vous proposez. Restez positif et mettez en évidence les avantages plutôt que les fonctionnalités.
Pour en savoir plus sur la façon dont un LIMS LabVantage peut alimenter et renforcer votre laboratoire, visitez la page Solution informatique de laboratoire.
