Le vieil adage : « La préparation est la clé du succès. Le travail d'aujourd'hui, c'est le succès de demain » s’applique à presque tous les projets, et l'implémentation d'un LIMS est définitivement admissible.
La mise en place d’un système de gestion d’informations de laboratoire (LIMS) est une entreprise importante qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. En l’absence d’objectifs clairement définis et d’une stratégie proactive, le projet peut rapidement dépasser sa portée initiale sans ajustements correspondants en termes de temps, de budget ou de ressources.
Il est essentiel de s’assurer que vous disposez de toutes les ressources essentielles en place pour garder le processus sous contrôle. Cet article apporte un aperçu des éléments suivants :
- comment planifier efficacement,
- les actifs les plus importants dont vous aurez besoin et
- comment mettre votre équipe d'implémentation sur la voie du succès
Commencer par une stratégie
Une planification réussie commence par une définition claire de vos buts, objectifs et exigences. Vous devrez prendre en compte des objectifs à court terme tels que la formation, la migration des données, l’optimisation du flux de travail, la validation et l’adoption par les utilisateurs, ainsi que des objectifs long terme tels que l’amélioration de l’efficacité, le renforcement de l’intégrité des données, la garantie de la conformité réglementaire, la facilitation de la collaboration et l’amélioration de la prise de décision.
Évaluez vos processus et flux de travail de laboratoire actuels pour identifier les inefficacités et identifier les domaines où le LIMS apportera une valeur ajoutée. Utilisez les objectifs de votre organisation ainsi que les commentaires des parties prenantes pour documenter les fonctionnalités et les caractéristiques spécifiques que vous attendez de votre LIMS. Il peut s’agir du suivi d’échantillons, de la gestion des données, de l’intégration d’instruments, des capacités de reporting et de la conformité aux normes de l’industrie.
Vous devez également anticiper les exigences futures en matière de croissance et d’évolutivité afin de vous assurer que votre feuille de route s’aligne sur la vision de votre entreprise tout au long de l'implémentation et après l'implémentation.
Cela vaut la peine de consacrer du temps et des efforts à définir précisément ces objectifs, buts et exigences, et à les communiquer efficacement à votre fournisseur de LIMS et au sein de vos équipes internes et externes impliquées dans le projet. En veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, y compris votre fournisseur de LIMS, vous vous assurez que votre système répond aux besoins spécifiques de vos laboratoires pour profiter pleinement des avantages d’une efficacité, d’une précision et d’une productivité améliorées.
Étapes critiques de préparation de l'implémentation du LIMS
Avant de commencer l'implémentation de votre LIMS, voici d’autres considérations clés en matière de planification :
- Évaluation et nettoyage des données : collectez toutes vos données de référence et élaborez une stratégie de test pour identifier et corriger les incohérences, les erreurs, les redondances ou les inexactitudes. En prennant du temps pour ça à l’avance, vous pouvez obtenir une phase d'implémentation plus transparente, ce qui permet d’accélérer l'implémentation du LIMS, de préserver des données précieuses et de respecter votre budget.
- Préparation de l’infrastructure :il est crucial d’évaluer la compatibilité de l’infrastructure existante et d’apporter les mises à niveau et modifications nécessaires. Allez au-delà des serveurs, du matériel et des exigences informatiques. Vous devrez également décider si vous allez vous interfacer avec des systèmes tiers tels que SAP, MODA ou d’autres instruments. Votre LIMS peut fonctionner sur des serveurs sur site ou sur des serveurs cloud que vous hébergez et payez, mais il peut également fonctionner sur une base software-as-a-service (SaaS) qui transfère une grande partie de vos dépenses d’investissement vers les dépenses opérationnelles. Cette décision doit être prise bien avant le début d’un projet.
- Documentation et POS : disposer de processus et de structures de données bien documentés améliore la communication avec votre équipe et conduit à une implémentation plus efficace. Ils vous offriront également des avantages tout au long de la durée de vie de votre nouveau LIMS en vous aidant à maintenir la cohérence, à normaliser la saisie des données, à optimiser l’analyse et la production de rapports, à réduire les erreurs, à améliorer la qualité des données et à faciliter la validation dans les secteurs réglementés. De plus, la documentation facilement accessible permet aux nouveaux utilisateurs de se familiariser plus rapidement avec les fonctionnalités et les protocoles LIMS, ce qui améliore l’adoption et la satisfaction des utilisateurs.
Commencez par effectuer un inventaire approfondi de vos processus, données et protocoles existants. Examinez-les et mettez-les à jour si nécessaire, idéalement avec la participation du personnel de laboratoire, des spécialistes de l’assurance qualité et des professionnels de l’informatique pour s’assurer que tous les points de vue pertinents sont pris en compte.
Une fois que vous avez accompli ces tâches critiques, il est temps de commencer à allouer des ressources.
L'implémentation du LIMS est un travail à temps plein
Une implémentation réussie d’un LIMS va au-delà d’une main-d’œuvre suffisante, elle nécessite des personnes capables de consacrer le temps nécessaire au projet. La cohérence est essentielle : il est essentiel de maintenir la même équipe dédiée tout au long du processus d'implémentation pour maintenir le projet sur la bonne voie et éviter les changements de plans ou de vision qui conduisent à une « dérive de la portée » souvent coûteuse.
Cela implique la création d’une équipe d'implémentation interne composée de personnel qui peut consacrer suffisamment de temps chaque semaine. Leur rôle sera d’assister et de superviser l'implémentation et de s’assurer que les besoins de votre entreprise sont satisfaits. Votre équipe doit comprendre des experts techniques ainsi que des parties prenantes clés et des utilisateurs finaux pour s’assurer que les diverses perspectives et exigences sont prises en compte efficacement.
Une fois que votre équipe est définie ne la modifiez pas. Le maintien de la continuité avec la même équipe dédiée aidera votre projet à respecter les buts, les objectifs et la direction établis du projet.
Consacrer du talent, de l’argent et du temps
Commencez par désigner un chef de projet ou une équipe chargée de superviser l’ensemble du processus d'implémentation. Votre équipe de direction et les autres personnes impliquées dans le projet doivent avoir une expertise au-delà des bases de l’informatique, y compris une connaissance des logiciels et des processus de laboratoire, des flux de travail de haut niveau et des flux de travail approfondis. Idéalement, beaucoup d’entre eux devraient également être des utilisateurs finaux du logiciel.
Il est nécessaire d’évaluer soigneusement les crédits budgétaires alloués à l'implémentation elle-même et aux coûts d'assistance supplémentaires. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, tout changement de personnel en cours d'implémentation peut entraîner un changement d’objectifs et de vision, ce qui entraîne des dépenses supplémentaires pour l'implémentation. Les coûts d'implémentation comprennent l’achat de logiciels, les mises à niveau matérielles, la formation et l'assistance continue.
Enfin, l’allocation de temps est essentielle pour permettre aux membres de l’équipe de consacrer suffisamment de temps au projet sans compromettre leurs tâches habituelles. En consacrant le personnel, le budget et le temps appropriés au processus d'implémentation, vous pouvez vous assurer que votre implémentation progresse sans heurts et atteint ses objectifs sans s’écarter de la bonne voie.
Encourager l’adhésion
Il peut être très bénéfique de permettre à un groupe de personnes dévouées de votre organisation d’investir le temps nécessaire pour soutenir et vérifier votre projet d'implémentation. Non seulement cela permet de s’assurer que les besoins de chacun sont pris en compte, mais l’implication personnelle interne dans le projet favorise également un sentiment d’appartenance, améliorant l’adoption par les utilisateurs avant même que le LIMS ne soit mis en service.
Lorsque le système sera enfin opérationnel, votre équipe sera déjà familiarisée et confiante dans les capacités de votre LIMS, créant ainsi une adoption transparente par les utilisateurs de votre système nouvellement implémenté. La participation de membres de l’équipe interne peut accélérer la transition, respecter le calendrier prévu et éviter à votre organisation d’avoir à augmenter son budget d'implémentation.
Planifier pour réussir
S’engager dans un plan bien organisé et une équipe soutenue par des actifs stratégiquement alloués est la clé d’une implémentation réussie du LIMS. La préparation à l’avance et la mise à niveau de votre infrastructure de laboratoire si nécessaire permettent à votre équipe d'implémentation du LIMS de se concentrer sur la configuration et l’optimisation de votre système plutôt que sur le dépannage des problèmes de compatibilité ou les ajustements d’infrastructure de dernière minute.
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