Dans la partie 1 de cette série, nous avons expliqué ce que sont les PSO et les avantages significatifs que ces équipes d'experts peuvent apporter lors de la mise en place et de l'exploitation d'un système LIMS. La partie 2 a examiné en détail les avantages et les inconvénients d'une collaboration avec une équipe PSO tierce par rapport à une collaboration avec l'équipe interne du fournisseur auprès duquel vous avez acheté le LIMS.
Dans cet article, nous nous plongerons dans ce que vous devez savoir sur les caractéristiques d’une équipe PSO idéale.
Taille et ressources de l’équipe PSO
La taille des organisations PSO peut varier considérablement, que vous travailliez avec l’équipe de votre fournisseur ou avec une société tierce. Lorsqu'il s'agit de projets aussi complexes que l'implémentation d'un LIMS, le plus grand est le mieux, car les équipes plus importantes ont plus de consultants et de personnes spécialisées en réserve et peuvent s'adapter plus rapidement. Ceci est particulièrement avantageux pour les implémentations de LIMS à l'échelle mondiale, car les grandes équipes peuvent offrir une assistance plus fiable et avoir accès à davantage de ressources de secours en cas d’indisponibilité d’un membre de l’équipe ou de besoin d’une expertise supplémentaire. Les équipes plus importantes peuvent également réaffecter rapidement les ressources, garantissant ainsi la continuité du projet et minimisant les retards potentiels.
Lorsqu’il s’agit de constituer une équipe PSO, il est préférable d’avoir une grande équipe. Les PSO des fournisseurs ont souvent des équipes composées d'au moins 500 membres, une échelle que vous ne trouverez généralement que chez les PSO des fournisseurs. En plus des avantages ci-dessus, les équipes de cette taille disposent de ressources et de personnel facilement disponibles pour commencer votre implémentation plus tôt et l'achever plus rapidement. Votre équipe sera en mesure de tirer parti d’une productivité accrue, d’une augmentation des bénéfices et d’une réduction des délais de commercialisation en moins de temps, tout en obtenant un meilleur retour sur investissement.
Les équipes plus importantes disposent également de ressources et d’une expertise suffisantes pour gérer des projets urgents ou travailler simultanément dans plusieurs sites mondiaux, ce qui garantit des implémentations transparentes qui respectent des délais plus difficiles.
De nombreuses petites équipes PSO n’ont pas les ressources nécessaires pour répondre aux attentes mondiales, ne disposent peut-être pas de suffisamment de personnel pour respecter votre emploi du temps ou manquent d’expertise et d’autres ressources. Certaines équipes comptent moins de 20 membres, ce qui rend difficile la mise en œuvre efficace de LIMS sur plusieurs sites simultanément. Même s’ils répondent aux exigences minimales en matière de personnel, ils n'ont pas le droit à l’erreur, car leur personnel est très limité et ils risquent de subir des retards importants si l'un d'entre eux tombe malade ou n'est pas disponible.
Capacité mondiale
Si vous devez mettre en œuvre un LIMS à l’échelle mondiale, vous aurez besoin d’une équipe qui connaît bien les langues, les activités et les besoins de chaque laboratoire. Les organisations PSO établies à l'échelle mondiale disposent d'équipes locales situées sur le même fuseau horaire, qui parlent les langues locales et travaillent aux mêmes heures que les entreprises. Vous pouvez ainsi garantir une communication précise, minimiser les erreurs de traduction et obtenir des réponses à vos demandes le même jours qu'elles sont effectuées. Les petites tâches peuvent être accomplies plus rapidement, ce qui peut conduire à une implémentation beaucoup plus rapide.
En revanche, les PSO de LIMS tiers sont souvent basés dans un seul pays. Cela peut retarder l'implémentation d'un LIMS à l'échelle mondiale, car les ressources sont limitées et nécessiteront très probablement la configuration d'un site à la fois. Votre organisation ne recevra pas d’expertise culturelle et commerciale locale, ce qui peut entraîner des retards ou des erreurs.
Des retards importants peuvent également survenir lorsqu’une équipe PSO est basée sur un fuseau horaire différent du site d’installation. En cas de problème, il peut s’écouler jusqu’à deux jours ouvrables avant qu’une équipe PSO tierce ne vous en informe et jusqu’à deux jours ouvrables supplémentaires avant que vous ayez une réponse. Cet obstacle à la communication peut retarder les implémentations jusqu’à quatre fois le calendrier prévu.
Expérience du domaine et compétences variées
Les grandes équipes de vendeurs disposent des ressources nécessaires pour attirer des talents de meilleure qualité, mieux formés et plus expérimentés. Par conséquent, ils sont plus exposés à diverses conditions, défis et situations uniques liés à des secteurs spécifiques, à la conformité réglementaire, aux structures organisationnelles et à d’autres besoins spécifiques des clients.
Combiné à une connaissance plus approfondie des produits et à une formation dont ne disposent pas les PSO tiers, cela permet aux équipes de vendeurs de résoudre des problèmes nouveaux et personnalisés qui nécessitent une réflexion sortant du cadre conventionnel, dépassant de loin la portée de ce qu'une équipe PSO tierce peut apporter. Leur expérience accumulée leur permet d’apporter leur expertise de l’industrie pour améliorer le succès de votre organisation.
Les PSO des fournisseurs peuvent également faire appel à des membres d'équipes plus diversifiées ayant des expériences antérieures similaires pour implémenter votre LIMS de manière transparente, optimisant ainsi votre calendrier pour une efficacité et une rentabilité maximales. Leurs certifications sont généralement renouvelées tous les 6 à 12 mois pour suivre le rythme de l’industrie du LIMS en constante évolution.
Les PSO tiers ne disposent pas de ces connaissances plus récentes, qui sont cruciales pour faire face aux circonstances uniques, aux défis spécifiques au secteur, aux questions de conformité réglementaire, aux besoins de personnalisation, aux circonstances uniques d’intégration, à la complexité de la migration des données et à d’autres situations spécialisées.
Bien que l'on puisse affirmer que certains employés de groupes PSO tiers ont commencé chez le fournisseur qu'ils desservent, les connaissances d'un professionnel PSO sur le produit peuvent devenir obsolètes en l'espace de six mois seulement. Les équipes tierces peuvent devoir retarder votre implémentation car elles ont du mal à apprendre à résoudre des problèmes nouveaux ou uniques.
Accès direct
Lorsque vous travaillez avec l’équipe PSO d’un fournisseur, vous avez un contact direct avec les membres de l’équipe de gestion et de développement des produits, la feuille de route du produit et de nombreuses autres ressources au sein de l’organisation du fournisseur. La communication transparente avec ces équipes internes facilite la résolution rapide de problèmes techniques complexes et vous avertit des fonctionnalités et mises à jour à venir. Ces connexions, qui ne sont pas accessibles à des PSO tiers ou à d'autres personnes extérieures, sont d'une valeur inestimable pour la planification à long terme, garantissant que votre solution reste alignée sur les développements futurs.
De plus, en travaillant avec l'équipe PSO d'un fournisseur, votre organisation a son mot à dire sur la future feuille de route du produit. Si votre organisation souhaite que quelque chose soit ajouté au logiciel, votre PSO peut transmettre votre suggestion directement aux équipes de gestion et de développement du produit.
De nombreuses équipes PSO tierces n’entretiennent pas de relation de travail étroite avec les départements internes d’un fournisseur de LIMS. Cela peut vous empêcher d’accéder à des informations essentielles ou de demander des ajouts pour adapter le logiciel à vos besoins spécifiques, tout en entravant potentiellement la planification à long terme.
Assistance après l'implémentation du LIMS
Lorsque vous collaborez avec l’équipe PSO d’un fournisseur après la mise en service, vous pouvez vous attendre à une transition fluide vers l'assistance post-implémentation. Si vous avez besoin d’un dépannage, de mises à jour ou de modifications au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins, des équipes compétentes sont prêtes à résoudre vos problèmes. Réengager votre équipe PSO se fait en douceur. Ils donneront la priorité au maintien de votre productivité opérationnelle et de vos bénéfices en trouvant des solutions de contournement qui vous permettent de continuer à exécuter LIMS pendant que l’équipe d’assistance travaille sur les modifications ou mises à jour nécessaires.
Les équipes PSO de tiers ne seront jamais en mesure de fournir une assistance comparable sur le long terme. Ils n’ont pas le contrôle, les connaissances et l’expertise que les équipes des fournisseurs proposent. Il est également très difficile, voire impossible, pour un PSO tiers de faire des suggestions ou de demander des modifications au produit d’un fournisseur.
Une autre considération essentielle est la période de transition lors du passage d’un PSO tiers à l'assistance fournisseur. Avec certaines équipes tierces, cela peut prendre jusqu’à un an ou plus pour les petits projets, retardant ainsi l’accès à l'assistance.
Si l'implémentation de votre LIMS ne se déroule pas comme prévu, vous risquez de ne pas obtenir une assistance en temps voulu, ce qui pourrait affecter vos opérations commerciales. Si des problèmes surviennent avant ou après la mise en service et nécessitent un personnel plus spécialisé, une équipe tierce peut avoir besoin de plus de temps pour apprendre et résoudre les problèmes. Vous pouvez également choisir de revenir auprès de l’équipe PSO du fournisseur, qui vous facturera à nouveau pour résoudre vos problèmes.
Partenariat et responsabilisation
Choisir une équipe PSO d’un fournisseur garantit une connexion transparente entre les services et le produit, éliminant ainsi toute faille. Cela permet non seulement d’aligner l’investissement de votre organisation sur l’intérêt de l’équipe PSO pour la réussite de l'implémentation, mais aussi d’intégrer la responsabilité et l’investissement du fournisseur dans le succès de votre logiciel.
Si nécessaire, le fournisseur s’engage à consacrer toute ressource lorsque vous travaillez avec son PSO. Vous bénéficiez également d’une résolution holistique des problèmes, d’une compréhension globale et d’une planification proactive. Cet engagement accélère l’échéancier de votre organisation pour fonctionner à une productivité maximale et réaliser des bénéfices optimaux.
Si votre organisation choisit de collaborer avec une équipe PSO tierce, la nature de la relation est susceptible d’être plus transactionnelle. Cela limite l'accès à l'engagement direct et aux ressources du vendeur du produit, ce qui peut entraîner des temps de réponse plus lents, des ressources limitées et un manque d'influence directe sur le développement et l'amélioration du produit. Ces limitations n'ont pas seulement un impact sur le processus d'implémentation, mais pourraient s'étendre sur toute la durée de vie de votre achat, entraînant potentiellement une baisse de la productivité et des bénéfices.
Prendre des décisions éclairées en matière d'implémentation de LIMS
Bien que les équipes PSO LIMS tierces revendiquent un avantage tarifaire par rapport aux équipes de fournisseurs, les « économies » peuvent vous coûter cher à terme. Votre organisation peut passer à côté de nombreux avantages importants qui garantiront que vos besoins organisationnels sont correctement pris en compte lors de l'implémentation.
Examinez attentivement les critères de cet article pour vous assurer de prendre une décision en toute connaissance de cause.
Vous avez besoin de conseils supplémentaires sur la sélection d’une équipe PSO ? Découvrez les parties 1 et 2 de cette série ou contactez-nous dès aujourd’hui.
