Transformer les défis en succès : Les meilleures pratiques pour l'implémentation du LIMS

Vous implémentez un système de gestion de l’information de laboratoire (LIMS), et il semble progresser sans heurts. Puis, soudain, le processus dérape.

Qu'est-ce qu'il faut faire ?

Dans cet article, nous allons répondre à cette question en abordant certains problèmes d'implémentation du LIMS, ainsi qu’une solution standard pour les résoudre. Nous vous guiderons également tout au long du processus d’analyse des causes profondes d’un problème difficile à résoudre.

Problèmes courants d'implémentation du LIMS et comment les résoudre

Défis de la résistance au changement

Le changement est difficile, surtout pour ceux qui ne sont pas impliqués dans le processus de prise de décision. La résistance à un changement peut provenir d’attentes mal alignées ou du fait de ne pas se sentir à l'aise avec les nouveaux systèmes. La mise en œuvre de stratégies efficaces de gestion du changement avant et pendant le déploiement du LIMS peut atténuer cette résistance. Voici quelques stratégies suggérées :

• Communiquer les avantages : Expliquez clairement les avantages du système LIMS et les raisons du changement à vos parties prenantes et utilisateurs finaux. Établissez clairement les objectifs, les exigences et les délais et discutez-en avec tout le monde pour atténuer les résistances.
• Aligner les stratégies : Assurez-vous que vos stratégies internes de gestion du changement s’alignent sur le plan d'implémentation de votre fournisseur afin d’éviter tout décalage entre les attentes.
• Fournir des mises à jour régulières : informer rapidement les parties prenantes des changements.

Problèmes d’intégration

L’intégration d’un nouveau LIMS à vos instruments de laboratoire, applications logicielles et systèmes tiers existants peut entraîner des problèmes de synchronisation des données et des problèmes d’interopérabilité. Pour surmonter ces défis :

• Identifiez les exigences concernant l'intégration et les dépendances dès le début du cycle de vie du projet.
• Travaillez avec des groupes de support d’instruments tiers et des équipes TI si nécessaire.
• Effectuez des tests et des validations approfondis des intégrations pour garantir un échange de données et une interopérabilité sans faille.

Contraintes en matière de ressources

Les contraintes en matière de ressources sont une réalité dans le monde des affaires. Gardez cela à l’esprit et :

• Priorisez les tâches du projet afin d’affecter des ressources en tenant compte des besoins essentiels.
• Identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez réaffecter des fonds et acquérir des ressources supplémentaires.
• Communiquez les contraintes et les ajustements en matière de ressources aux parties prenantes pour mieux gérer les attentes.

Formation

L’une des principales causes d’échec au niveau des indicateurs de performance après la mise en service est le manque de formation et du soutien pour les utilisateurs finaux sur l’utilisation du nouveau système. Pour éviter les problèmes bien avant la date de mise en service :

• Évaluez les besoins en formation des utilisateurs finaux. Développez une formation personnalisée adaptée aux différents rôles et niveaux de compétence des utilisateurs.
• Fournissez un soutien continu et des ressources pour répondre aux besoins et aux questions.

Problèmes avec la portée

L’expansion progressive de la portée d’un projet peut entraîner une complexité accrue, des extensions des délais et des dépassements budgétaires. Voici des moyens efficaces de contrôler ces problèmes en rapport aux objectifs :

• Établissez des processus de contrôle des modifications pour évaluer, approuver et gérer efficacement les modifications de portée.
• Évaluez les modifications apportées au niveau des délais, des ressources et du budget du projet.
• Priorisez les changements en fonction de leur importance pour les buts et les objectifs du projet.

Problèmes techniques

Pour prévenir et résoudre les problèmes, votre équipe doit :

• Établir un lien avec votre fournisseur de LIMS avant d’avoir besoin d’aide. Cela peut aider à diagnostiquer et à résoudre rapidement les problèmes futurs.
• Participer à des conférences clients. La conférence annuelle CTEC de LabVantage offre aux clients l’occasion de créer des liens avec les agents de support et de se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités.

Problèmes avec l'assistance du fournisseur

Un problème fréquent lors de l'implémentation du LIMS est le support limité ou inefficace de votre fournisseur LIMS. Les retards dans le temps de réponse entraînent de la frustration et des problèmes non résolus. Voilà ce que vous pouvez faire.

• Soyez proactif : Établissez une relation solide avec le fournisseur et demandez à une personne de contact désignée de son équipe d’assistance de travailler avec votre équipe d'implémentation.
• Assurez l’adhésion : aux échéanciers et aux livrables afin d’accroître l’engagement des fournisseurs pour ainsi résoudre rapidement les problèmes.
• Documentez les communications avec votre fournisseur et suivez les processus de résolution des problèmes.

Enjeux en matière de conformité

Le logiciel LIMS, en soi, n’est pas conforme (ou non conforme) aux normes réglementaires. La conformité dépend de la façon dont l’acheteur du logiciel l’utilise, ce qui détermine les réglementations pertinentes. Assurer la conformité fait partie d'un processus continu pendant l'implémentation et l’utilisation régulière du logiciel. Soyez proactif en apprenant les exigences à suivre. Respectez les exigences et documentez minutieusement vos pratiques.

Il s’agit d’une liste variée de problèmes avec un fil conducteur : la communication. Si tous les acteurs clés communiquent entre eux sur les changements et les problèmes du projet, cela augmente les chances d’une implémentation sans heurts. Cela semble simple, mais historiquement, ce processus a été un vrai défi. L'implémentation de protocoles et d’outils de communication, tout en assurant l’ouverture et la transparence, sera utile.

Réssoudre des problèmes spécifiques

Le LIMS est souvent configuré pour s’adapter aux besoins spécifiques de votre laboratoire. Par conséquent, vous pouvez rencontrer des problèmes uniques non répertoriés ci-dessus.

Cette section propose un plan de correction structuré que l’équipe interne de votre organisation et l’équipe du fournisseur peuvent utiliser pour résoudre des problèmes uniques et courants.

1. Identification des problèmes et évaluation de l’impact : Identifiez et définissez clairement le problème spécifique. Recueillez des données pertinentes, y compris les systèmes ou les processus concernés, et le contexte pertinent. Évaluez les risques potentiels, les pertes de productivité, l’impact sur la conformité réglementaire et hiérarchisez les problèmes à résoudre.
2. Analyse des causes profondes : Utilisez des techniques comme les 5 Pourquoi (Whys) pour déterminer la cause profonde de votre problème. Impliquez les parties prenantes concernées, les experts en la matière et les ressources techniques, si nécessaire. Voir ci-dessous les étapes d’une analyse des causes profondes.
3. Élaborez et hiérarchisez les options de remédiation : Faites un remue-méninges et hiérarchisez les solutions potentielles ou les actions correctives pour résoudre la cause profonde (ou les causes) du problème. Tenez compte de facteurs tels que la faisabilité, la rentabilité et l’impact sur les systèmes ou les processus existants. Évaluez chaque option et sélectionnez la ou les solutions les plus appropriées.
4. Créez un plan d’action détaillé : Attribuez les responsabilités de chaque action à des personnes ou à des équipes et établissez des calendriers et des dates limites clairs pour l’achèvement.
5. Affectez des ressources : Identifiez et affectez les ressources nécessaires, y compris le personnel, l’expertise, les outils et la technologie.
6. Communiquez avec votre équipe : Communiquez clairement le plan aux personnes impliquées. Fournissez des mises à jour sur l’état du problème, les mesures correctives proposées et le calendrier prévu pour la résolution. Répondez à toutes les inquiétudes ou questions que les membres de l’équipe pourraient avoir.
7. Implémentez le plan de remédiation : Exécutez le plan selon l’échéancier établi et les mesures à prendre. Surveillez de près les progrès et éliminez les obstacles ou les défis qui se présentent pendant l'implémentation. Tenez les personnes touchées au courant des progrès réalisés et de tout changement apporté au plan.
8. Tester/Valider/Surveiller : Testez les solutions mises en œuvre pour vous assurer qu’elles puissent réssourdre le problème sans conséquences imprévues. Surveillez et suivez les indicateurs de performance clés pour mesurer les progrès et vérifier que le problème est résolu. Faites un suivi auprès des personnes impliquées pour vous assurer de leur satisfaction et répondre à toute inquiétude.
9. Documentez et examinez : Documentez toutes les actions prises au cours du processus de remédiation, y compris l’identification des problèmes, l’analyse des causes profondes, les actions de remédiation et les résultats. Examinez périodiquement l’efficacité du plan de correction et ajustez-le si nécessaire.

Comment effectuer une analyse des causes profondes (comme mentionné au #2 ci-dessus)

Il est essentiel d’identifier la ou les causes profondes du problème pour trouver des solutions efficaces au problème.

1. Définissez le problème : Énoncez clairement le problème sur lequel vous faites vos recherches. Soyez précis sur les symptômes, l’impact et tout contexte pertinent, par exemple « S’agit-il d’un problème de base ? »
2. Recueillez des informations : Collectez les données liées au problème. Il peut s’agir de rapports d’incidents, de registres, de documentation, d’entrevues avec les intervenants et d’observations du problème en action.
3. Identifiez et réduisez les causes possibles : Faites un remue-méninges sur les facteurs potentiels qui ont pu contribuer au problème. Utilisez des techniques telles que l’analyse visuelle de cause-effet pour explorer divers aspects et perspectives du problème.
4. Investiguez et validez les causes profondes : Approfondissez chaque cause potentielle pour déterminer sa ou ses causes profondes sous-jacentes. Demandez « pourquoi » à plusieurs reprises pour découvrir des couches plus profondes de causalité jusqu’à ce que vous atteigniez la cause profonde. Consultez vos experts en la matière ou les parties prenantes pour confirmer vos conclusions.
5. Développez et mettez en œuvre des solutions : Faites un remue-méninges et évaluez les solutions potentielles ou les actions correctives. Tenez compte de la faisabilité, de l’efficacité et des conséquences imprévues potentielles. Implémentez et évaluez.
6. Surveillez et évaluez : Suivez l’efficacité de vos solutions mises à l'oeuvre sur le long terme. Surveillez les indicateurs de rendement clés pour évaluer si le problème a été résolu efficacement.
7. Documentez et communiquez les résultats : Partagez les résultats de votre analyse des causes profondes et les résultats de votre implémentation avec les parties prenantes concernées, y compris les utilisateurs impliqués et affectés. Fournissez une communication claire et transparente.
8. Révisez et apprennez : Effectuez un examen post-analyse pour déterminer les leçons apprises. Utilisez ces commentaires pour améliorer les efforts futurs de résolution de problèmes et éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent.

Dépannage en toute confiance

Que vous rencontriez un problème courant, que vous soyez aux prises avec un défi unique ou que vous ayez du mal à identifier la cause profonde, ce guide complet vous aidera à gérer efficacement les problèmes d'implémentation du LIMS.

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