En 2019, des milliers d’affaires criminelles dans le comté d’Orange, en Californie, risquaient d’être annulées, non pas en raison d’un manque de preuves, mais à cause de la façon dont les preuves avaient été traitées sur une période de deux ans. Pas une ou deux affaires très médiatisées, mais des milliers, relâchant potentiellement des milliers de criminels dans les rues !
Des risques similaires peuvent survenir n’importe où, à tout moment, si la chaîne de traçabilité n’est pas suivie correctement.
Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les outils de chaîne de traçabilité électronique empêchent non seulement la mauvaise manipulation des preuves, mais protègent vos opérations contre d’autres vulnérabilités, garantissant ainsi que la justice est rendue avec une précision, une fiabilité et une intégrité inébranlables.
Cet article met en évidence les défis qui peuvent perturber la chaîne de traçabilité et examine comment les outils de gestion électronique sur mesure peuvent vous aider à éviter les ruptures dans la chaîne.
La chaîne de traçabilité assure la cohérence de l'affaire
Les professionnels du domaine médico-légal n'ont pas besoin d'être initiés à la chaîne de traçabilité. C’est le processus d’authentification documenté qui est requis chaque fois que des preuves passent d’une personne ou d’un lieu de stockage à un autre : le dépositaire actuel remet la preuve, la personne qui la reçoit en prend la garde, et tous deux documentent l’échange. Une autre possibilité est que le dépositaire actuel transfère les preuve vers un lieu de stockage et authentifie le transfert.
Si ce processus échoue à un moment donné, une affaire criminelle entière peut être compromise ; et nous avons tous vu de nombreuses affaires compromises tout au long de l'histoire du système judiciaire. Tout élément de preuve qui n’a pas été comptabilisé à un moment donné pourrait éventuellement être falsifié, modifié, échangé, endommagé ou compromis d’une autre manière.
Par conséquent, la chaîne de traçabilité peut être déterminante pour la réussite ou l'échec d'une affaire. Il n’est donc pas surprenant que le maintien de l’intégrité et de la responsabilité de la chaîne des preuves soit une priorité essentielle pour les professionnels du droit et du médico-légal. Pour ce faire, ils doivent surmonter un grand nombre de défis dans un environnement où les erreurs ne sont pas permises.
Les systèmes électroniques de suivi des preuves sont-ils la solution ?
Bien que le suivi électronique de la chaîne de traçabilité semble être une bonne chose, la chaîne peut toujours se briser lorsqu’elle est gérée par un système numérique. Des systèmes et des procédures rigoureux et fiables doivent être en place pour maintenir l’intégrité des preuves tout au long de leur cycle de vie et pour surmonter les défis suivants :
- Exigences d’authentification rigoureuses : chaque transfert de garde nécessite une authentification méticuleuse. Ce processus peut prendre du temps et être sujet à des erreurs humaines, en particulier sous haute pression.
- Dépendance à la technologie pour la conformité : les systèmes électroniques de chaîne de traçabilité soulèvent des préoccupations concernant la fiabilité du système, les erreurs des utilisateurs et les menaces de cyber sécurité.
- Traitement des preuves complexes : la nécessité de protocoles stricts lorsque les preuves sont transférées d'une personnes à l'autre ou d'un lieu à l'autre ajoute de la complexité et le risque de défaillances procédurales, ce qui peut compromettre les affaires.
- Responsabilité et contrôle de l’accès : il est essentiel de s’assurer que seules les personnes autorisées aient accès aux preuves. Toute défaillance du contrôle de l'accès peut soulever des questions sur l’intégrité des preuves et de l’affaire.
- Visibilité et transparence : bien qu’il soit avantageux d’avoir une vision claire du dépositaire actuel et de l’historique complet des dépositaires, garantir ce niveau de transparence nécessite des systèmes robustes et à sécurité intégrée.
- Impact des erreurs de garde : toute erreur dans la chaîne de traçabilité peut avoir des conséquences désastreuses, pouvant conduire au rejet de preuves cruciales, voire d'affaires entières.
- Formation et adoption par les utilisateurs : avec des enjeux aussi importants pour le maintien d’une chaîne ininterrompue, il est crucial de s’assurer que chaque utilisateur est correctement formé et à l’aise avec le système.
- Intégration avec les systèmes existants : tout système de suivi des preuves doit s’intégrer de manière fluide aux autres systèmes utilisés, de la scène de crime au laboratoire criminel et au-delà, afin de garantir que les données soient cohérentes et que la chaîne de traçabilité demeure sans faille.
- Gestion du cycle de vie des preuves : s’assurer que l’examinateur a la garde des preuves pour effectuer certaines actions nécessite une logique métier sophistiquée et des contrôles du système pour empêcher les actions non autorisées.
Soulager les enquêteurs et les équipes juridiques
LabVantage Forensic Navigator est spécialement conçu pour l’industrie médico-légale et permet une chaîne de traçabilité électronique rigoureuse. Ce système va bien au-delà des simples fonctions d’enregistrement et de départ des systèmes de gestion de l’information de laboratoire (LIMS) non spécifiques à l’industrie en construisant une logique métier autour de la chaîne de traçabilité. Ce système fournit une authentification et une documentation électroniques des transferts entre les personnes ainsi que vers et depuis les lieux de stockage.
Les transferts entre utilisateurs, par exemple, exigent que le dépositaire et la personne qui reçoit les preuves saisissent leur nom d’utilisateur et leur mot de passe. L’authentification peut être effectuée par une seule personne si les preuves sont transférées vers un lieu de stockage, mais la responsabilité est maintenue de la même manière.
L’intégrité de la chaîne est rigoureusement respectée par la logique métier tout au long du cycle de vie du processus de preuve. Par exemple, l’examinateur doit être le dépositaire actuel de la preuve pour effectuer certaines actions, comme l’ajout de notes d’examen des paquets. Le dépositaire actuel de tout élément de preuve, et son historique de garde complet, peuvent facilement être consultés par les utilisateurs autorisés à tout moment.
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