Une bonne science dépend de la collaboration, et la collaboration dépend de la communication. Il est possible d’améliorer la façon dont les différents laboratoires travaillent ensemble en tirant parti d’un système de gestion des informations de laboratoire (LIMS). Mais peut-être vos équipes sont réparties sur deux sites, voire 200. Un seul LIMS peut-il répondre à tous vos besoins ?
Certains des attributs qui ont rendu les LIMS si utiles sur un seul site, comme la possibilité pour différentes équipes de transformer des données centralisées en informations précieuses, le rendent également idéal pour un déploiement sur plusieurs sites.
Le déploiement multisite est devenu un besoin crucial pour de nombreuses organisations qui souhaitent implémenter le LIMS à l’échelle mondiale. Mais le déploiement d’un LIMS avec des capacités multisites nécessite une planification minutieuse, une implémentation réfléchie et une assistance continue. Voici quelques éléments à prendre en compte pour vous aider à établir un plan détaillé qui prendra en charge un LIMS mondial pour la gestion multisite de laboratoires. Ce plan sera mis en oeuvre en collaboration avec un fournisseur de plateforme LIMS de premier plan comme LabVantage.
Planification du déploiement multisite
Un déploiement multisite réussi nécessite une certaine préparation pour synchroniser les données, maintenir la cohérence et respecter les normes de sécurité, afin que les utilisateurs bénéficient d’une expérience contrôlée et cohérente, quel que soit l’endroit où ils accèdent au LIMS.
Avec une planification réfléchie, bon nombre de ces tâches peuvent être terminées ou au moins initiées avant même de s’engager avec LabVantage.
Certains éléments de la planification sont universels, qu’ils s’appliquent à un seul site ou à plusieurs. Pour d’autres idées, consultez Comment se préparer à un nouveau LIMS : Un plan de préparation à l'implémentations du LIMS.
Tout plan de déploiement multisite comporte cinq éléments importants :
- Harmoniser les processus : travailler sur plusieurs sites nécessitera une standardisation pour réduire le risque de problèmes tels que es écarts au niveau de l'implémentation ou des fonctionnalités. Cela comprend l’harmonisation de la documentation telle que les procédures opérationnelles standard (SOP), les rapports et les instructions de travail. Les exigences, l’étiquetage et les conventions de dénomination doivent être cohérents. Il est essentiel que les instruments et les systèmes pertinents puissent être interconnectés de manière transparente. La sécurité doit être uniforme, et c’est aussi le moment d’élaborer un plan de validation et de vérification.
a) Les principales parties prenantes, y compris la direction et les sponsors, seront chargées de la surveillance générale. Cela comprend l’examen des nouvelles fonctionnalités, des changements, de l’impact, du budget et des échéanciers, ainsi que l’affectation des ressources requises.
- Rassemblez des groupes de ressources clés : une préparation minutieuse nécessitera des participants de chaque site, qui peuvent identifier les ressources et coordonner avec le reste de l’organisation. Chaque site doit être représenté par au moins une personne dans chacun des groupes suivants :
- l’équipe d’harmonisation, qui supervise les travaux susmentionnés ;
- l’équipe d’administration système, avec des membres qui seront responsables de l’activation et de la gestion de l’accès des utilisateurs à chaque site
- L’équipe des données de référence composée d’administrateurs de laboratoire, qui développera les processus nécessaires liés à la création et à l’utilisation des données de référence
Deux autres équipes clés sont nécessaires, bien qu’elles ne nécessitent pas la participation du personnel de chaque site :
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- l’équipe de validation, qui doit tenir compte des exigences locales spécifiques et examiner les cas d’utilisation pour garantir des fonctionnalités efficaces au fur et à mesure qu’elle développe sa méthodologie
- l’équipe de gestion du changement, y compris les administrateurs système et/ou de laboratoire, qui concevra et mettra en œuvre un processus formel d’évaluation et d’approbation de chaque changement avant qu’il ne soit déployé à l’échelle mondiale, ainsi qu’un processus de support à plusieurs niveaux qui sera utilisé une fois le déploiement multisite terminé.
- Préparer les données de référence : avant de pouvoir créer des données de référence, l’équipe des données de référence devra établir un consensus sur ce à quoi elles doivent ressembler. Cela inclut la normalisation des conventions de nommage, l’examen des SOP, la hiérarchisation des données de référence qui doivent être créées et le moment de leur mise en ligne, l’élaboration de calendriers pour la création de données de référence et la détermination de qui ou de quel site doit avoir accès à des éléments spécifiques. L’équipe doit également identifier qui est responsable de la collecte et de la création des objets communs et qui évaluera le volume de données.
- Identifier et préparer les lieux pertinents : cet examen doit viser à préciser le type de transformation qui sera nécessaire et à quels endroits.
Prêt à mettre en œuvre votre déploiement multisite dans LIMS ?
Vous avez planifié. Vous avez interagi avec votre fournisseur de LIMS. Vous avez consulté ce que vous devez savoir lors de la planification d’une implémentation réussie d’un LIMS. Le déploiement mondial de votre LIMS est presque prêt, mais vous devez d’abord prendre quelques décisions.
La décision la plus critique pour le déploiement multisite est de procéder par étapes, par site, fonction ou service, ou de faire en sorte que tous les sites soient mis en service simultanément. Ce choix aura un impact sur de multiples facteurs, tels que la vérification, la validation et les stratégies de contrôle des modifications adaptées aux exigences de chaque site. De même, il faudra décider si tous les produits sont promus à partir d’un site en une seule fois ou de manière plus sélective.
Pour l'implémentation, des décisions finales doivent être prises sur la manière dont les données de référence - y compris les données de référence spécifiques au site - doivent être promues entre les environnements et sur la manière dont elles seront validées. Les procédés d'examen et d’approbation par l’assurance ou le contrôle de la qualité doivent être établis, ainsi que toute vérification, validation ou test à effectuer.
De plus, le personnel doit être sélectionné pour implémenter le LIMS dans tous les sites mondiaux. Au moins une personne sur chaque site doit suivre une formation de familiarisation et d’administration, fournie par LabVantage. Quelqu’un sur chaque site devra examiner et approuver la spécification en matière d'exigences fonctionnelles, ainsi que les exigences individuelles pour les besoins locaux du site. Ces exigences peuvent être partagées avec le fournisseur de LIMS dans des ateliers spécifiques.
Les tests des fonctionnalités, la planification de la validation et la création de scripts de test seront également effectués par le personnel de chaque site. Quelqu’un sur place indiquera les exigences relatives à l’interface et à l’intégration des instruments et des systèmes locaux avec le LIMS.
Enfin, sur chaque site, plusieurs membres du personnel doivent être prêts à créer des données de référence.
Ouvrez la porte au LIMS
Après beaucoup de planification, de préparation et de déploiement de ressources, votre LIMS est maintenant prêt à prendre en charge l’optimisation des environnements multi-laboratoires. Cela ouvre de nouvelles possibilités grâce à une efficacité et une productivité accrues et positionne votre LIMS pour l’avenir avec une évolutivité et une adaptabilité répondant à tous les besoins des utilisateurs.
Grâce à son intégration transparente, un système de laboratoire tout-en-un peut être un outil essentiel pour cette nouvelle ère de la science collaborative. Voici quelques bonnes pratiques suite à l'implémentation pour tirer le meilleur parti de votre LIMS.
Pour comprendre comment l’équipe LabVantage élabore des stratégies pour les déploiements multisites, contactez notre équipe avec toute question en rapport aux besoins et aux défis de votre laboratoire.
