Dans un article récent, nous avons partagé le point de vue d’un client sur la création d’une liste de contrôle des exigences LIMS afin de créer une liste restreinte de fournisseurs de LIMS et, finalement, de choisir une plate-forme. Dans cet article, nous aborderons l’un des principaux défis rencontrés par les responsables de laboratoire et les équipes informatiques lorsqu'ils envoient un appel d’offres pour un nouveau LIMS : une terminologie qui porte à confusion.
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Les acheteurs de systèmes de gestion de l’information de laboratoire (LIMS) sont inévitablement exposés (par les fournisseurs, il est vrai !) à une surabondance de buzzwords.
Certaines d'entre elles sont largement comprises, comme par exemple la configuration par opposition à la personnalisation. Toute personne raisonnablement saine d’esprit dans un laboratoire veut un LIMS qui ne nécessite que peu ou pas de personnalisation et qui offre une grande flexibilité en termes de configurations.
Les personnalisations du LIMS peuvent être utiles, mais elles ont des inconvénients bien connus. La personnalisation n’est généralement effectuée que par le fournisseur et utilise souvent des langages de codage connus uniquement du fournisseur ou de ressources spécialisées. Ces personnalisations ne sont généralement pas couvertes par les contrats d'assistance et de maintenance du logiciel du fournisseur.
D’autre part, la configuration implique généralement de modifier les paramètres du système et de créer des données de référence au sein de l’application elle-même, et cela peut être fait par le fournisseur ou un utilisateur formé. Les configurations dictent la façon dont vos flux de travail seront implémentés, mais elles ne modifient pas la programmation de l’application ou la structure des données qui constituent la construction du système. Plus important encore, la configurabilité est incluse dans les contrats d'assistance et de maintenance du logiciel du fournisseur. Les configurations sont conservées dans vos futures versions du logiciel et ne poseront pas de problèmes lors des mises à niveau ou des correctifs.
Mais au-delà de cette distinction entre la personnalisation (gros mot) et la configuration (bon mot), il est essentiel que vous compreniez ce que votre fournisseur de LIMS vous apportera réellement le jour de votre mise en service.
Et c’est là que les buzzwords et la terminologie mentionnés plus haut posent un problème.
Pour toute équipe qui s'apprête à acheter un LIMS, il peut être difficile de comprendre les attentes, en partie à cause des différents termes employés dans les appels d'offres de LIMS. Une grande partie de cette terminologie est souvent mal définie. C'est pourquoi les propositions des fournisseurs peuvent être trompeuses, parfois intentionnellement.
Il y a deux domaines spécifiques qui sont généralement source de confusion : les capacités système et les prêts à l’emploi (OOTB).
Capacités et qualités du système
Les appels d'offres signalent généralement les besoins des utilisateurs et les exigences techniques en indiquant que le LIMS doit être « capable de » ou « avoir la capacité de », suivi d'une liste d'exigences diverses.
Mais que signifie « capable de » ou « capacité de » ? L’un ou l’autre peut être entendu comme signifiant que le système « peut être construit ou configuré à un moment donné par quelqu’un » pour effectuer une tâche ou une fonction. Cela diffère considérablement du « le fournisseur de LIMS doit faire ceci et le fournir pendant le projet avant la mise en service. »
Un langage aussi vague de la part de l’équipe requérante conduit facilement à la confusion. Puis soudain, lorsque vous évaluez les appels d’offres LIMS, vous voyez des grilles d’exigences de réponse marquées « Oui » partout. Et cela vous amène à penser que le système en question intégrera toutes les fonctionnalités mentionnées dans les exigences de votre équipe, ce qui n’est souvent pas le cas.
Il est important de comprendre que cette tromperie peut être intentionnelle ou involontaire. [Le fournisseur de LIMS peut avoir une compréhension différente de ce qui est décrit.] Malheureusement, le résultat de cette déconnexion est que vous sélectionnez un fournisseur, pour apprendre plus tard que :
- Vous ne serez pas opérationnel à la date prévue.
- Vous aurez besoin de ressources supplémentaires pour effectuer ce travail.
- Vous devrez modifier le contrat initial du LIMS pour que le fournisseur du LIMS effectue le travail.
- Vous dépenserez beaucoup plus d’argent que prévu.
Comparaison pomme à pomme
Il y a beaucoup trop d’exemples d’exigences qui manquent de clarté. Un exemple courant, et relativement basique, concerne les interfaces d’instruments.
Une indication selon laquelle le système « est capable de s’interfacer avec de nombreux instruments GC-MS ou qu’il a la capacité de s’interfacer avec ceux-ci » peut signifier que vous voulez avoir la possibilité de créer ces interfaces à un moment donné, ou que vous voulez qu’elles soient installées et fonctionnent le jour où votre système est mis en service. En rédigeant l’exigence de cette manière, les fournisseurs peuvent choisir de supposer que vous avez l’intention de faire la première. Ils peuvent ensuite élaborer un modèle de tarification impressionnant en conséquence, car ils ne prévoient pas d’effectuer le tout travail correspondant au projet estimé.
N’oubliez pas que les « capacités et les qualités » qui doivent être fournies plus tard, par opposition au premier jour d’utilisation du système, seront probablement des éléments que votre personnel devra construire et configurer. Bien que cela puisse vous faire économiser superficiellement de l’argent sur le papier, ne vous y trompez pas : l’utilisation de vos ressources pour effectuer ces changements nuira à la capacité de votre équipe à s'acquitter de ses responsabilités professionnelles normales. La configuration finale sera également probablement inefficace en raison de votre connaissance pratique minimale du système et ne répondra pas aux besoins que vous avez spécifiés dès le départ.
LIMS « prêt à l'emploi »
Cette phrase est souvent utilisée dans les appels d’offres sans explication. Deux interprétations courantes de l’expression sont :
- Des fonctions que vous obtenez lors de l’installation du LIMS, sans aucune configuration spécifique à votre exploitation.
- Des fonctions que vous obtenez lors de l’installation du LIMS, avec des configurations spécifiques à votre opération ajoutées par le fournisseur.
Il est universellement admis que le terme « OOTB » désigne les fonctionnalités que vous obtenez sans aucune personnalisation. En raison de l’absence de clarification initiale dans l’appel d’offres, l'étendue de la configuration nécessaire (ou incluse) est souvent sujette à interprétation. Les fournisseurs de LIMS répondront en fonction de la façon dont ils interprètent la question. En tant que client, vous risquez de ne pas recevoir une réponse pomme à pomme comparable, et il peut être difficile de comprendre ce que vous recevrez dans le cadre de votre projet.
Vous devrez vous assurer que tout fournisseur utilisant le terme « OOTB » vous explique précisément ce qu’il entend par là. Ils doivent préciser ce qui sera installé et prêt à l’emploi le jour de la mise en service de votre système, et ce qui sera fait à une date ultérieure.
Comment spécifier les termes des exigences LIMS
Voici les termes pertinents dont vous devez vous assurer qu’ils sont clairement abordés dans votre appel d’offres.
Quel que soit votre rôle dans le processus d’achat, vous et votre équipe devez comprendre clairement ce que chaque fournisseur de LIMS propose lorsqu’il soumet une réponse à votre appel d’offres. Il est impératif que vous sachiez clairement si chaque élément de la check-list de votre appel d’offres est une fonctionnalité que leur système fournira réellement lors de la mise en service.
Notre engagement
LabVantage préfère une formulation claire de l’appel d’offres afin éviter les malentendus potentiels. Nous nous engageons toujours à :
- Livraison d’une solution complète qui fournit les fonctionnalités requises à la date de mise en service.
- Livraison d’une description concise, par le biais d’une réponse à l’appel d’offres ou autrement, qui indique clairement quelle sera cette solution Day-One et s’il existe d’autres capacités qui seront traitées à une date ultérieure.
- Un prix qui correspond au tavail réel à effectuer, ainsi que des explications détaillées de ce travail dans le devis.
Si vous ne recevez pas ce type d’engagements de la part d’un fournisseur de LIMS, il est probable que vous paierez beaucoup plus et que cela vous coûtera plus de temps que prévu au moment de la signature du contrat.
