(ou Pourquoi vous avez besoin d’une fiche récapitulative des exigences des LIMS)

La plupart des directeurs de laboratoire et des scientifiques comprennent en quoi un LIMS leur serait utile. Ce qui est moins évident, c’est la façon dont ils devraient procéder pour identifier une liste restreinte, examiner les plateformes et sélectionner un LIMS.

Nous avons rencontré l’une de nos clientes et lui avons demandé de nous parler du processus qu’elle a utilisé pour évaluer les options des fournisseur de LIMS. La direction d’un fabricant de produits chimiques industriels avec plus de 200 installations dans le monde l’a chargée de diriger l’entreprise à travers la prise de décision d’acquisition et le processus de changement pour une nouvelle plateforme informatique.

Cet article explique comment elle a mené avec succès le processus de sélection du LIMS pour plusieurs laboratoires sur plusieurs continents, avec de nombreuses parties prenantes et peu de flux de travail ou de pratiques standardisés en place.

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Ce dont vous avez besoin pour choisir un LIMS

Vous souhaitez acheter un LIMS ? Créez une checklist des exigences ou une fiche récapitulative.

Êtes-vous en train d’acheter un LIMS ? Utilisez une checklist des exigences ou une fiche récapitulative.

Évaluez-vous différents fournisseurs de LIMS ? Créez une checklist des exigences ou une fiche récapitulative.

Vous devriez voir se dégager un modèle à ce stade.

Les checklists des exigences d'un LIMS sont indispensables pour les équipes de laboratoire qui cherchent à mettre à niveau ou à choisir un nouveau LIMS. Bien que certains aspects du processus de prise de décision puissent être subjectifs, nous avons constaté qu’il est assez révélateur de voir à quel point il est objectif... et potentiellement quantifiable, ou « scorable ».

Avant de poursuivre votre lecture, n’oubliez donc pas ce point clé à retenir : vous avez besoin d’une checklist des exigences LIMS.

Marque internationale, science locale

Mon employeur était un important fournisseur de produits chimiques. Ils ont fourni le transport aérien, l’aérospatiale, l’automobile et de nombreuses autres industries, réalisant un chiffre d’affaires annuel d’environ 20 milliards de dollars. Nous avions des laboratoires répartis dans le monde entier. Certains étaient axés sur la R&D, tandis que d’autres étaient rattachés à divers sites de production, y compris des laboratoires de qualité.

J’avais soulevé la question des limites de nos pratiques de collecte de données (qui comprenaient un ancien LIMS sorti à peu près au même moment que Retour vers le futur pour première fois au cinéma). Comme la pandémie n’avait pas permis de faire appel à un Change Manager dédié au processus, on m’a demandé de diriger le projet. Bien que j’aie déjà évalué des démos de LIMS, je n’avais jamais dirigé un processus de sélection du début à la fin.

Unifier la documentation scientifique

En ce qui concerne la collecte de données, nous étions une entreprise qui travaillait avec tout. Certains laboratoires disposaient de cahiers physiques. D’autres utilisaient des tableurs. Il y avait des préférences différentes parmi les scientifiques, deux personnes dans un laboratoire côte à côte pouvaient avoir enregistré des choses de manières très différentes. En passant à un LIMS, nous ne passions pas d’une méthodologie obsolète à une nouvelle. Nous passions de toutes les méthodologies à une seule méthode.

L’objectif était de centraliser les données et de les rendre exploitables et réutilisables, tout en préparant les laboratoires pour l’avenir, y compris l’utilisation de l’IA ou du Machine Learning pour automatiser davantage les tâches. Mais à ce stade précoce, la centralisation des données était la priorité numéro un. Nous voulions (et devions) créer une source unique de vérité.

Aligner les parties prenantes sur la centralisation des données

Une fois chargé de piloter l’acquisition de LIMS, j’ai rencontré autant de directeurs de laboratoire, de membres de l’équipe informatique et de décideurs clés que possible. Mais, peut-être plus important encore, j’ai également rencontré des scientifiques et des techniciens de laboratoire, les personnes qui allaient interagir avec le LIMS et l’ELN. Ils sont les utilisateurs critiques au quotidien, la plateforme devait donc s’aligner sur leurs besoins et répondre à leurs préoccupations.

La compréhension de ces besoins et de ces préoccupations a permis de créer une fiche d'évaluation détaillée des exigences qui répondait à nos besoins collectifs, à nos souhaits et à nos interdictions.

C’était notre premier défi, car, comme je l’ai mentionné plus haut, il n’y avait pas de « besoin » unique et uniforme. Même parmi les scientifiques utilisant des méthodes courantes, des tableurs par exemple, la collecte de données était parfois complètement différente d’une personne à l’autre... y compris au sein d’un même laboratoire ou d’une même équipe.

Par exemple, j’ai trouvé un seul point de données qui était stocké à 14 endroits différents. À votre avis, quelles sont les chances que si vous aviez mis à jour l’un de ces points de données, il aurait été mis à jour aux 14 endroits ? Cet exemple a fait comprendre à l’équipe de direction que nous avions besoin d’une source unique de vérité (SSOT), et d’une centralisation des données.

Plus de science s’il vous plaît !

Une partie de la plus grande résistance au projet LIMS, du moins au début, est venue de ceux qui en auraient le plus bénéficié : les chercheurs et les travailleurs en laboratoire. On craignait que l’automatisation, par exemple des rapports, n’entraîne des licenciements et des réductions d’effectifs. Si une tâche ne nécessitait plus cinq heures, que feraient-ils ?

Dans certaines organisations, cela aurait pu être une préoccupation légitime. Notre leadership cependant était clair : donnez-nous plus de science ! Ils ne voulaient pas que les équipes perdent du temps à répéter des expériences qui avaient échoué dans le passé parce que les données Excel étaient verrouillées sur le bureau de quelqu’un et indisponibles. Ils voulaient être en mesure de faire plus de choses, d’apprendre des échecs pour faire avancer les produits, de lancer plus de projets, de commencer plus de recherches, d’obtenir plus de ressources pour accélérer la mise sur le marché.

Recueillir de l’information et adhérer à un LIMS

Obtenir l’adhésion et surmonter les préoccupations (telles que la réduction des effectifs) est une grande partie de la gestion du changement des LIMS, et le messager est aussi important que le message. En tant que chef de projet informatique, dire à un scientifique « vous devez utiliser ce nouveau système » a beaucoup moins d’impact que de l’entendre en interne de la part de ses collègues de leurs unités commerciales respectives. Partager des analyses de rentabilité et explorer le quoi et le pourquoi de leurs besoins est beaucoup plus efficace lorsqu’ils perçoivent le soutien en interne.

Si vous demandez aux scientifiques de changer leur façon de travailler, et comment ils s’y prennent pour documenter leur travail, il existe une variété d’approches pour en extraire les bonnes informations.

Nous avons utilisé des entretiens de groupe dans lesquels les mêmes questions ont été posées à différents publics. Cela englobait tout le monde, de la haute direction aux directeurs et managers de laboratoire, en passant par les chefs d'équipe, les docteurs, les chimistes et les techniciens de laboratoire.

La difficulté, comme nous l’avons vu plus haut, était d’obtenir l’adhésion de la liste exhaustive des parties prenantes à une approche unique et unifiée qui serait réalisable et efficace pour tout le monde.

Nous avons organisé des ateliers sur la voix du client où nous avons fait venir des groupes de personnes occupant les mêmes postes, mais provenant de départements et de sites différents. Nous avons posé des questions et leur avons donné un délai défini pour écrire les réponses. Ces réponses ont ensuite été affichées sur un écran et le groupe a voté. Il est intéressant de noter que la plupart des gens n’ont pas voté pour leur propre réponse, mais plutôt qu’ils se sont appuyés les uns sur les autres et ont été en mesure de distiller ce dont ils avaient vraiment besoin dans un LIMS, en donnant à notre équipe les informations nécessaires pour définir une plateforme.

L’une des choses les plus précieuses que nous avons apprises au cours du processus est que l’équipe en charge du processus devrait inclure des personnes qui utiliseront réellement le LIMS. D’autres scientifiques et travailleurs de laboratoire qui utiliseront le système voient ces personnes comme des défenseurs (« Suzie de l’assurance qualité a aidé à choisir le système, et elle est vraiment compétente, cela doit donc être la meilleure solution »), et cela contribue grandement à surmonter la résistance.

À partir de toutes ces interactions avec les parties prenantes, j’ai créé notre checklist de la fiche d'évauation des exigences du LIMS.

Réduire le nombre de fournisseurs de LIMS

Nous avons réduit notre liste à une liste restreinte de LIMS potentiels à l’aide d’une checklist basique des exigences.

L’un de nos principaux besoins était un ELN intégré capable de gérer à la fois des données structurées et non structurées et de transférer de manière transparente des projets, des tests ou des données à un autre département. Nous voulions éviter qu’il soit nécessaire de se connecter à un autre système pour soumettre une demande au service analytique, par exemple. Et comme il s’agissait d’un besoin clé dans l’ensemble de notre organisation, il a servi comme l’un des meilleurs critères pour réduire notre longue liste de fournisseurs de LIMS à cinq.

Utilisation d’une fiche d'évaluation pour classer les cinq dernières plateformes LIMS

À partir des points faibles identifiés lors des sessions de collecte des exigences dans toute l’organisation, j’ai créé un tableur avec nos exigences, qui ont ensuite été notées.

Notre fiche d'évaluation a fonctionné sur un système à 3 points, avec les valeurs attribuées de 0 (non/mauvais), 1 (neutre) ou 2 (oui/bon).

Si le LIMS potentiel n’avait pas de fonctionnalité, il recevait un score de zéro. S’il possédait la fonctionnalité mais n’était pas vraiment ce que nous recherchions mais que nous pouvions probablement le faire fonctionner, il recevait un score de un. Les systèmes qui offraient la fonctionnalité prête à l’emploi, exactement comme nous le voulions, ont reçu une note complète (deux).

Au départ, nous pensions que les critères subjectifs pouvaient s’avérer problématiques, mais il y a eu peu de décisions vraiment subjectives. On peut dire que l’interface utilisateur peut être subjective, mais nous l’avons examinée du point de vue de l’efficacité et du flux de travail afin de pouvoir la quantifier en tant que facteur de classement. Voici quelques-uns des critères de l’échantillon :

• Expérience utilisateur et interface utilisateur
  Combien de clics faut-il pour accomplir une tâche ? La plateforme était-elle bien organisée ?

• Configurabilité
  Pourrions-nous effectuer des configurations internes en libre-service ?

• Extensibilité et intégration
  Pourrait-il facilement s’intégrer à d’autres instruments ou plates-formes logicielles telles que SAP ?

• Service client
  Le soutien était-il régional ou international ? Était-il multilingue ?

• Formation des utilisateurs
  Combien de cours étaient disponibles ? À quelle fréquence et où étaient-ils offerts ?

• Fonctionnalités
  Quelles sont les fonctionnalités supplémentaires disponibles dans le cadre du LIMS - SDMS, ELN, LES, gestion des stocks de produits chimiques, données de contrôle des exportations, portails externes, interface d’instruments, sécurité, etc.

• Implémentation
  Pourrions-nous personnaliser les flux de travail, les rapports, les étiquettes, etc. tout en respectant un calendrier d'implémentation réaliste ?

• Gestion de projet
  Le fournisseur a-t-il apporté un chef de projet ?
• Améliorations
  Des mises à niveau sont-elles disponibles pour une réflexion future et quels en ont été les coûts ?

• Infrastructure
  Quelle configuration est disponible, sur site, dans le cloud, en SaaS ? Quelle est l’architecture de serveur nécessaire ? Existe-t-il une opportunité de migrer d’un site sur site vers le cloud à l’avenir ?
• Licences et contrats de service
  Quels sont les services disponibles, combien coûtent les licences ?

À la fin du processus, nous avons eu un gagnant clair : nous avons sélectionné et implémenté avec succès LabVantage LIMS.

Deux recommandations finales de sélection du LIMS

L’utilisation d’une fiche d'évaluation des exigences a permis d’uniformiser les règles du jeu, ce qui a permis de prendre des décisions fondées sur des données dans notre processus de sélection. Mais il y a deux autres points à retenir de notre processus de sélection et d'implémentation qui méritent d’être mentionnés :

1. Du côté de la sélection du LIMS , l’accent a tendance à être mis sur l’obtention de l’adhésion aux plus hauts niveaux d’une organisation, et oui, c’est important car ils contrôlent le porte-monnaie et la surveillance du projet. Mais vous devez vous assurer que votre processus s’engage avec les scientifiques et les techniciens qui travailleront réellement avec le LIMS. Vous assurer que le système que vous choisissez répond à leurs besoins est la clé de leur accompagnement... et ainsi le succès du projet.
2. Avant l'implémentation du LIMS, donnez-vous suffisamment de temps pour standardiser vos données de référence et vos flux de travail. Dans notre cas, les « petites choses » se sont additionnées. La normalisation des conventions de nommage des inventaires de produits chimiques, par exemple, nécessitait de trier ligne par ligne des dizaines de milliers de lignes de données. Prenons l’exemple d’un produit chimique en particulier : certains scientifiques l’appellent « éthanol », d’autres « alcool éthylique » et d’autres encore « ETOH ». Autre exemple concret : les scientifiques d’un laboratoire mesuraient des expériences en milligrammes par décilitre, tandis que leurs partenaires d’un autre laboratoire mesuraient des grammes par litre, ce qui a conduit à des données non normalisées.