La digitalisation des données de votre labo est de plus en plus vitale pour la performance et la rentabilité. Aujourd’hui, ces données représentent un avantage commercial. Il est probable que cela soit critique pour la mission, voire existentiel.
La transformation numérique (DT) est plus qu’un buzzword, elle est devenue un mode de vie pour les entreprises qui cherchent à trouver et à maintenir un avantage qualitatif.
Dans une analyse des thèmes commerciaux, l’Institute for Business Value (IBV) d’IBM a constaté que DT « se distinguait comme une « méga tendance », encadrant notre compréhension de toutes les autres. La transformation numérique rapide alimentée par le cloud, l’intelligence artificielle (IA) et d’autres technologies comme l’Internet des objets (IoT) est là pour durer ; ne vous attendez donc pas à ce que la vie ralentisse.
Les avantages du passage au numérique sont considérables. Il permet d’améliorer la qualité de vos données et d’augmenter l’efficacité de votre laboratoire. Les données numériques sont plus faciles à trouver par les bonnes personnes au moment où elles en ont le plus besoin. Il offre également les avantages liés à la collecte, au regroupement et à l'utilisation des données en temps réel. Les laboratoires bénéficient également de coûts réduits, ainsi que d’une traçabilité et d’une responsabilisation renforcées.
Dans le même temps, il est important de comprendre que la transformation numérique ne se limite pas à la conversion de vos données dans un format électronique.
Méfiez-vous de l’attrait des tableurs
L’un des pièges les plus courants dans lesquels tombent les laboratoires lorsqu’ils tentent de passer au numérique avec un budget limité est de passer simplement de l’utilisation du papier au stockage des données dans des tableurs Excel.
À première vue, cela semble être une notion logique. Après tout, une feuille de calcul offre un certain nombre d'avantages numériques par rapport aux données manuscrites, comme la minimisation des erreurs humaines dans le calcul des formules. Ils sont flexibles, faciles à utiliser et ne nécessitent pas de formation particulière. Ils ont également l'avantage d'être bon marché.
Le problème de cette approche est que les tableurs ne sont pas très efficaces pour un travail de laboratoire professionnel. De plus, dans certains secteurs, ils posent des problèmes réglementaires.
Aussi simples que soient les tableurs à utiliser, ils favorisent également les erreurs de transcription. Ils ouvrent également la porte à la falsification des données. Pour ne rien arranger, les tableurs Excel standard ne disposent pas de la sécurité renforcée exigée par de nombreux laboratoires et présentent d'importants inconvénients en matière de traçabilité. Par exemple, qui a effectué une modification ? Quand la modification a-t-elle eu lieu ?
Dans l’industrie bio/pharmaceutique, par exemple, ces failles en matière d’intégrité des données ont conduit de nombreuses entreprises à éliminer, ou à prévoir d’éliminer, les tableurs Excel de nombreux domaines critiques de leur activité.
Les partisans des tableurs tentent souvent de les défendre en soulignant qu’ils peuvent être validés dans des environnements GMP/GXP. Malheureusement, ce n'est ni une chose facile à faire, ni quelque chose que vous devriez essayer sans une expérience considérable de la navigation dans le Code of Federal Regulations, et sans une connaissance approfondie d'Excel lui-même. Dans certains cas, le processus de validation exige également que le tableur soit associé à un imprimé papier signé : une étape supplémentaire fastidieuse qui va à l'encontre de l'objectif premier de la numérisation.
Même si vous êtes convaincu de l’intégrité de votre conformité Excel,vous aurez peut-être du mal à convaincre les inspecteurs et les auditeurs. Et s’ils trouvent une seule erreur dans le tableur, vous pouvez parier qu’ils commenceront à creuser pour en trouver d’autres.
Dans un article détaillé sur les pièges des tableurs, la revue Spectroscopy a cité onze raisons pour lesquelles les tableurs n’ont rien à faire dans un laboratoire réglementé. Ces problèmes vont des risques réglementaires au manque d'efficacité de l'entreprise, en passant par les dangers potentiels du langage macro intégré d'Excel et le risque que les tableurs archivés soient illisibles par les futures versions du logiciel.
Personnalisation fastidieuse
Une autre étape intermédiaire de la transformation numérique avec laquelle de nombreux laboratoires finissent par se débattre est le LIMS maison. Les laboratoires qui s'essaient à cette approche y parviennent généralement de l’une des deux manières suivantes :
- Après avoir subi les complications liées à l’utilisation d’Excel décrites ci-dessus, ils décident de créer leur propre LIMS interne, ou
- Ils sont aux prises avec une décision antérieure de développer un système maison à partir de zéro ou de personnaliser fortement une application commerciale existante.
Bien que l’une ou l’autre de ces voies vers un LIMS DIY soit une meilleure option que les tableurs Excel, les deux sont beaucoup plus difficiles à mettre en œuvre avec succès. Ils posent également d'énormes problèmes de longévité, qui deviennent de plus en plus compliqués, frustrants et coûteux au fil du temps.
Commençons par la problématique de l’expertise. Bien qu’un LIMS maison ou personnalisé puisse potentiellement éviter les problèmes associés aux tableurs Excel, atteindre cet objectif n’est possible que si vous disposez de l’expertise scientifique, réglementaire, commerciale et technique pour le faire. L'externalisation des compétences que vous ne possédez pas pour développer un système interne est souvent très coûteuse.
Une fois que vous avez toutes les ressources nécessaires, le prochain défi consiste à construire le système, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Mais les vrais problèmes ne sont mis en lumière que lorsque le système est mis en service et opérationnel. L’entretien du système devient un défi permanent. Les coûts initiaux qui semblaient artificiellement moins élevés au début du processus commencent à s'accumuler. Si vous êtes dans un environnement GMP, vous devez également gérer la validation. Et chaque correctif ou mise à niveau risque d’entraîner une cascade de défaillances du système ailleurs.
Au fil du temps, les applications LIMS fortement codées sur mesure comme celles-ci introduisent de nouvelles complications. Bon nombre de ces inconvénients sont similaires à ceux qui découlent de l'absence de mise à jour d'un système électronique. Les préoccupations courantes incluent la perte de sécurité, les défis croissants en matière de conformité réglementaire et les dysfonctionnements techniques. Les problèmes de compatibilité causés par des applications lourdes en code qui ont été conçues pour fonctionner sur des systèmes d’exploitation plus anciens et des instruments hérités sont un autre casse-tête fréquent.
Le plus gros problème est que les applications fortement codées sur mesure sont difficiles à mettre à jour. Pour les adapter aux instruments et capacités modernes, il peut être nécessaire de les réécrire à chaque fois qu’ils sont mis à jour. Ce n'est pas seulement coûteux et difficile à réaliser, c'est aussi la recette pour une bataille sans fin juste pour rattraper la technologie.
Les points forts d'un LIMS contemporain
Bien que la numérisation de l’information soit une première étape nécessaire pour faire avancer votre laboratoire, elle ne doit pas être la seule étape que vous franchissez. Par rapport aux alternatives stressantes mentionnées ci-dessus, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l'implémentation d’un LIMS moderne et intégré est un investissement rentable.
D'une part, vous conservez tout ce qui a fait la qualité de votre LIMS maison, non seulement au moment où vous l'avez implémenté pour la première fois, mais aussi au fil du temps. Vous bénéficierez d’une efficacité et d’une productivité améliorées, notamment en ce qui concerne la saisie de données, l’intégration des instruments, l’intégration de l’ERP et les contrôles de qualité. Vous bénéficierez d’une standardisation de vos flux de travail, ainsi que d’une cohérence, d’une précision, d’une fiabilité et d’une transparence des données améliorées.
La longévité de ces avantages est rendue possible par l’approche consistant à rendre les systèmes LIMS configurables (par opposition à personnalisables). Cela vous permet d’adapter le logiciel à vos besoins spécifiques et de le modifier au fil du temps en fonction de l’évolution de vos besoins, sans les coûts, les tracas et les risques de mise à niveau associés à la programmation personnalisée.
Enfin, il existe de nouvelles fonctionnalités puissantes que seul un LIMS moderne peut apporter, qui peuvent rendre votre laboratoire nettement plus efficace, productif et rentable tout en minimisant vos risques. Il s’agit notamment d’améliorations continues de la sécurité des données, d’analytiques avancées, d’un système de gestion des données scientifiques (SDMS) intégré, d’options d’hébergement cloud et d’outils permettant d’assurer la conformité aux réglementations telles que GMP, CLIA, ISO et HIPAA.
Avec un système de pointe comme LabVantage LIMS, vous bénéficierez également d’intégrations natives avec les dernières interfaces d’instruments et applications de contrôle externes, d’une collaboration et d’une prise de décision améliorées basées sur les données, ainsi que d’une cohérence et d’une intégration des données à échelle unique, régionale ou mondiale. De plus, des modèles de tarification SaaS (Software as a Service) sont disponibles pour minimiser vos coûts initiaux, maximiser la disponibilité et soulager votre laboratoire des tracas de maintenance et de cyber sécurité .
Pour en savoir plus sur vos options de transformation numérique , contactez LabVantage dès maintenant.
