Avec autant d’outils logiciels spécialisés pour les laboratoires de sciences de la vie modernes, il est devenu assez simple de trouver des solutions qui gèrent les opérations, automatisent les flux de travail quotidiens et optimisent l’analyse des données.
Cependant, les avantages d’outils tels qu’un système de gestion de l’information de laboratoire (LIMS) ne sont utiles que s’ils sont réellement mis à l'oeuvre dans votre laboratoire !
Une stratégie d'implementation solide est le meilleur moyen de garantir l’adoption de votre nouveau LIMS à l’échelle du laboratoire ou de l’organisation.
Il s’agit de :
- consulter votre équipe et d’autres parties prenantes pour obtenir l’adhésion,
- assurer l’intégration avec vos instruments et autres logiciels,
- et bien plus encore.
Une pièce essentielle du puzzle de l'implementation du LIMS consiste à fournir à tous les utilisateurs actuels et futurs une formation appropriée. Dans ce blog, nous nous penchons sur ce qui se passe si les utilisateurs ne sont pas formés sur le nouveau LIMS et nous fournissons un cadre pour une formation appropriée sur les LIMS.
Pourquoi la formation LIMS est-elle nécessaire dans votre laboratoire ?
Sans une formation appropriée, vous allez forcément rencontrer de faibles taux d’adoption auprès du personnel de laboratoire, des fonctionnalités sous-utilisées, vous allez faire recours à des systèmes anciens et inefficaces, vous allez également rencontrer des erreurs, des fautes, des coûts de support supplémentaires et, en fin de compte, le retour sur investissement ne sera pas significatif pour votre nouveau LIMS.
Votre laboratoire pourrait alors se trouver devant de graves conséquences à court et à long terme :
- Difficultés avec les données : Si le personnel du laboratoire ne sait pas comment utiliser une nouvelle interface ou des nouvelles fonctionnalités du LIMS, les données peuvent ne pas être saisies correctement, formatées de manière incohérente, perdues ou, pire, manipulées accidentellement. Cela introduit des erreurs au niveau des données et menace l’intégrité des données dans tout le laboratoire ou toute l'organisation. Bien que cela puisse sembler n’être un problème qu’à court terme, ceci peut ralentir les processus et vous empêcher de respecter les délais. Si ces problèmes ne sont pas détectés tôt, des décisions scientifiques et commerciales pourraient être prises sur la base de données inexactes ou erronées.
- Problèmes réglementaires, juridiques et de sécurité : Dans les sciences de la vie, il existe de nombreux cadres réglementaires auxquels vous devrez peut-être vous conformer. Vous pouvez également faire l’objet d’audits par des organismes de réglementation. L’utilisation abusive d’un LIMS peut vous exposer à un risque de non-conformité ou d’échec de l’audit. De plus, vous pouvez accidentellement partager des informations exclusives ou des données confidentielles avec des utilisateurs non autorisés ou exposer votre organisation à une cyberattaque. Comme conséquence, les retombées réglementaires, financières et juridiques peuvent être importantes.
- Inefficacité persistante ou aggravée : Votre laboratoire implemente un nouveau LIMS parce que vous souhaitez des opérations plus rationalisées. Sans une formation appropriée, les flux de travail peuvent devenir inefficaces avec des systèmes anciens et des processus obsolètes. En conséquence, la productivité et le moral peuvent diminuer, avec une hausse d'insatisfaction et de ressentiment à l’égard du nouveau système. Cela peut rendre le laboratoire encore moins efficace qu’avant l’arrivée de votre nouveau LIMS. Les utilisateurs non formés peuvent également avoir besoin d’une assistance technique plus fréquente, ce qui augmente les coûts et nécessite des ressources supplémentaires.
Comment mener à bien une formation sur un logiciel LIMS
Pour toutes les raisons énumérées ci-dessus, il est essentiel de planifier l'implémentation de votre LIMS, avec un plan de formation efficace. La formation doit être organisée de manière à éduquer et à atteindre tout le personnel concerné tout au long du cycle de vie du LIMS, de la première utilisation en laboratoire aux mises à jour des logiciels.
Voici quelques conseils pour la formation dans votre laboratoire.
Planifier à l'avance
Pour une implémentation réussie du LIMS, prévoyez de former l’utilisateur final avant le déploiement du logiciel LIMS en laboratoire. Dans le cadre de cette planification, identifiez :
- Lacunes en matière de compétences et de connaissances de vos utilisateurs finaux, en tenant compte de l’expérience passée avec le LIMS
- Un calendrier établi qui indique quand, où et comment la formation aura lieu, y compris un soutien continu, des mises à jour et des programmes de remise à niveau.
- Objectifs et méthodes de formation pour chaque type d’utilisateur final en laboratoire
Former à tous les niveaux
Il existe trois niveaux d’utilisateurs du LIMS dans la plupart des laboratoires, et chacun devra être formé sur l’utilisation prévue du LIMS :
- Formation de base : Pour les utilisateurs quotidiens qui utilisent le LIMS afin d'accélérer la productivité du laboratoire, la formation devra inclure les capacités de base de la plateforme.
- Formation « puissante » : pour tout laboratoire ou organisation, identifiez les utilisateurs « puissants » à former afin qu'ils comprennent la pleine capacité de la plateforme LIMS, qui peut servir de ressource interne et d’outil de dépannage pour tous les autres utilisateurs. Les utilisateurs « puissants » peuvent être identifiés lors des discussions de pré-achat avec votre équipe pour obtenir l’adhésion au nouveau LIMS. Il devrait s’agir de volontaires prêts à suivre la formation, et non de membres du personnel forcés à occuper une position que personne d’autre n’accepterait.
- Formation de l’équipe informatique : Certains LIMS sont hautement configurables et nécessitent une assistance informatique pour résoudre les problèmes de connectivité ou d’interface. Identifiez quelques administrateurs système qui peuvent être formés pour configurer et entretenir le LIMS en cas de problème.
Formation multimodale
Mettre l’accent sur la formation multimodale - en utilisant des approches visuelles, auditives, kinesthésiques et axées sur la lecture - peut aider à répondre aux besoins du personnel ayant des styles d’apprentissage différents. La formation peut inclure des ateliers interactifs, des discussions de groupe, des procédures de résolution de problèmes, des exercices pratiques à l’aide du LIMS, des tutoriels vidéo et des modules d’apprentissage en ligne pour soutenir l’apprentissage à n’importe quel rythme et lieu.
Apprentissage continu tout au long du cycle de vie du LIMS
Au fur et à mesure que les plateformes LIMS sont mises à jour et que de nouvelles fonctionnalités sont déployées, la formation devient essentielle tout au long du cycle de vie du LIMS. L’intégration initiale et la formation continue peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins uniques du laboratoire.
- Formation sur site : Adaptée aux exigences spécifiques des utilisateurs cibles, cette formation en personne permet aux participants d’apprendre concrètement les processus et les flux de travail quotidiens du LIMS.
- Formation à distance : Cette option flexible permet à plusieurs utilisateurs de participer à la formation depuis différents endroits, ce qui permet aux membres de l’équipe d’accéder à la formation de n’importe où.
- Modules d’apprentissage en ligne : Accessibles en tout temps et en tout lieu, ces modules permettent aux utilisateurs d’apprendre à leur propre rythme. Des quiz interactifs, des simulations et des scénarios permettent de s’entraîner dans un environnement virtuel, renforçant ainsi les nouvelles compétences au fur et à mesure que les utilisateurs progressent avec le matériel.
- Programme de formation personnalisable : Adaptée au rôle de l’utilisateur ou à des fonctions spécifiques du LIMS, cette approche permet aux utilisateurs de se concentrer sur la maîtrise des fonctionnalités les plus pertinentes pour leur travail.
- Cours de remise à niveau : Des mises à jour périodiques, dispensées sur site, à distance ou par le biais de modules d’apprentissage en ligne, permettent aux utilisateurs de rester à jour sur les dernières fonctionnalités du système. Des sessions trimestrielles ou annuelles peuvent renforcer les connaissances au fur et à mesure de l’évolution du LIMS.
L’intégration de l’apprentissage en ligne à la formation multimodale fournit un écosystème d’apprentissage complet, permettant aux utilisateurs du LIMS de s’adapter aux nouvelles fonctionnalités et de maintenir leurs compétences tout au long du cycle de vie du système.
Un plan de formation et d'implémentation pratique est essentiel si vous voulez que votre LIMS accélère les progrès de votre laboratoire. Plus la formation dispensée aux utilisateurs est solide, mieux votre laboratoire sera prêt à tirer parti de l’utilisation de votre nouveau LIMS.
Contactez l’équipe LabVantage pour en savoir plus sur la façon dont l’équipe LabVantage fournit du soutien selon chaque besoin de formation.
