Félicitations ! Votre nouveau logiciel LIMS est opérationnel. Vous avez gardé le champ d’application sous contrôle, aligné les attentes de votre équipe, intégré vos instruments de laboratoire et veillé à ce que votre personnel reçoive la formation personnalisée dont il avait besoin.
Bien qu’il puisse sembler que la majeure partie du travail pour une durée de vie réussie du LIMS soit faite, des facteurs supplémentaires doivent être pris en compte après l'implémentation. Dans cet article, nous allons explorer sept bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de votre LIMS récemment implémenté.
1. Établir clairement la gouvernance et la possession
La désignation d’une équipe interne interfonctionnelle pour superviser votre LIMS garantit une possession et une responsabilisation adéquate au niveau de sa gestion, sa maintenance et son optimisation. Ce groupe doit servir de base pour la coordination des activités liées à votre LIMS et fonctionner en tant que liaison entre les utilisateurs finaux, le département TI et la direction.
Idéalement, votre équipe devrait posséder une expertise au-delà de l’informatique, notamment une connaissance des logiciels et des processus de laboratoire, des flux de travail de haut niveau et avancés, et de l'expérience en tant qu’utilisateurs finaux du logiciel. Ils doivent également être en mesure de consacrer beaucoup de temps à la gestion, à la maintenance et à l’optimisation de votre LIMS.
- Commencez par identifier les personnes possédant les compétences et les connaissances appropriées. Tous les services qui interagissent avec votre utilisation du LIMS doivent être représentés, y compris les secteurs d'exploitation, de TI, d’assurance qualité, et la direction.
- Fournissez à votre équipe une formation complète sur le fonctionnement du système, les outils administratifs et les meilleures pratiques.
- Attribuez des rôles, des responsabilités et établissez des canaux de communication clairs au sein de l’équipe pour faciliter une collaboration et une prise de décision fluides.
La mise en place d’une équipe de gestion LIMS dédiée permet d’assurer une surveillance et une optimisation proactives de votre système, ce qui permet en même temps d’améliorer l’efficacité, l’intégrité des données et la satisfaction des utilisateurs. Cela améliore également la réactivité aux besoins des utilisateurs, facilite la résolution rapide des problèmes et permet l’alignement stratégique de votre LIMS avec les objectifs organisationnels.
2. Audit et revues
Des audits et des revues de performance réguliers sont essentiels pour évaluer l’efficacité, la fiabilité et la conformité de votre LIMS. Ils vous aident à identifier des améliorations, à résoudre les problèmes émergents et à vous assurer que le système continue de répondre aux exigences organisationnelles et aux normes réglementaires.
Tout d’abord, définissez les critères d’audit, les mesures de performance et les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour les buts, les objectifs et les besoins opérationnels de votre organisation. Pendant ce processus, il est important de reconnaître la différence entre les buts et les objectifs. Les objectifs sont des résultats réalisables qui sont généralement généraux et à long terme, tandis que les buts sont des actions mesurables à court terme qui servent de jalons vers vos objectifs plus larges.
Ensuite, établissez des indicateurs spécifiques à court, moyen et long terme pour les indicateurs clés de performance afin de suivre vos progrès et de définir comment vous mesurerez le succès. Planifiez à partir de là :
- Planifiez des audits et des revues périodiques, en faisant appel aux ressources internes et aux consultants externes si nécessaire.
- Effectuez des évaluations complètes de la fonctionnalité du système, de l’intégrité des données, des contrôles de sécurité et de la satisfaction des utilisateurs.
- Documentez les constatations de votre audit afin de cerner les causes profondes des problèmes ou des lacunes et élaborez des plans d’action pour y remédier rapidement.
Ce processus vous aidera à identifier les opportunités d’optimisation, à atténuer les risques et à améliorer la fiabilité et l’efficacité globales de votre LIMS. La surveillance proactive et la résolution des problèmes contribuent à améliorer la qualité des données, la conformité réglementaire et la satisfaction des utilisateurs, préservant ainsi votre réputation et votre excellence opérationnelle.
3. Investissez dans la formation et le soutien continus
Bien que la formation soit importante lors de l'implémentation de votre LIMS, il ne s’agit pas d’un processus unique. La technologie logicielle évolue et s’améliore constamment, ce qui rend les mises à niveau essentielles pour tirer parti des dernières innovations et mesures de protection.
La compétence à long terme des utilisateurs exige qu'ils se tiennent au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités. La formation continue aide les utilisateurs à suivre le rythme des mises à jour du système, des nouvelles fonctionnalités et des meilleures pratiques, ce qui leur permet de maximiser les avantages de votre LIMS et de jouer leur rôle plus efficacement. Quelques conseils pour y parvenir :
- Élaborez un programme de formation complet adapté aux différents rôles, niveaux de compétence et préférences d’apprentissage.
- Proposez une variété de modalités de formation, y compris des sessions en classe, des tutoriels en ligne, des manuels d’utilisation et des ateliers pratiques.
- Incluez des cours de révision et des sessions de formation avancée pour aider à répondre aux besoins changeants des utilisateurs et aux améliorations du système.
- Mettez en place un service d’assistance ou un portail d’assistance dédié, doté d’experts compétents, pour fournir une assistance rapide et résoudre les problèmes. (LabVantage et de nombreux autres fournisseurs de LIMS proposent des formations en ligne, des supports de formation client et des sessions de formation qui peuvent maintenir votre équipe à jour, quelle que soit la façon dont vous utilisez votre LIMS.)
La formation et l’assistance continues permettent à votre équipe d’exploiter tout le potentiel de votre LIMS, en améliorant l’efficacité et la précision tout en favorisant une adoption et une utilisation accrues. Cela se traduit par des délais d’exécution plus rapides, une meilleure prise de décision et une production de meilleure qualité.
4. Promouvoir la collaboration et le partage des connaissances
En encourageant les utilisateurs à échanger des idées, des bonnes pratiques et les leçons apprises, votre organisation parvient à acquérir une compréhension organique et complète de ce qui fonctionne dans votre laboratoire. La collaboration interfonctionnelle facilite la découverte de solutions innovantes, d'opportunités d’optimisation et une amélioration continue des processus.
- Mettez en place des plateformes de partage des connaissances où les utilisateurs peuvent partager leurs expériences et demander conseil à leurs pairs.
- Encouragez la participation active et les contributions des utilisateurs de tous les départements et niveaux organisationnels.
- Reconnaissez et récompensez les pratiques novatrices, les contributions et les initiatives de partage des connaissances afin d’encourager la participation.
La promotion de la collaboration et du partage des connaissances crée un environnement dans lequel l’expertise et l’expérience collectives de votre personnel peuvent être mises à profit pour stimuler l’innovation, l’efficacité et l’amélioration continue de l’utilisation du LIMS. Cela permet une résolution plus rapide des problèmes, une meilleure prise de décision et une agilité accrue pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise.
5. Amélioration continue et optimisation
En encourageant et en répondant aux commentaires des utilisateurs et des parties prenantes, vous améliorez la capacité de votre organisation à identifier les opportunités d’amélioration continue et vous assurez que votre LIMS suit l’évolution des besoins de l’entreprise ou des tendances du secteur.
- Utilisez des sondages, des boîtes à suggestions et des sessions de rétroaction régulières pour encourager les utilisateurs et les parties prenantes à apporter des commentaires précieux.
- Analysez systématiquement les réponses pour identifier les points faibles courants, les demandes d’amélioration ou d’autres domaines à améliorer.
- Hiérarchisez les améliorations souhaitées ou les nouvelles initiatives en fonction de l’impact commercial potentiel, de la faisabilité, de l’alignement sur les objectifs organisationnels et du calendrier en fonction des plans de mise à niveau.
La collaboration avec les équipes internes, les fournisseurs ou les consultants est cruciale pour améliorer efficacement le système et surveiller l’impact de tout changement. En faisant attention aux commentaires des utilisateurs et en s’efforçant d’optimiser en permanence les fonctionnalités et les flux de travail du système, vous pouvez améliorer votre efficacité opérationnelle, optimiser vos processus et augmenter la satisfaction des utilisateurs.
6. Assurance qualité et contrôles de conformité
Des contrôles rigoureux d’assurance qualité des données et de conformité réglementaire permettent d’atténuer les risques, de garantir la conformité réglementaire, la fiabilité et la crédibilité des données gérées par votre LIMS.
- Établissez des protocoles robustes de gestion des données et d’assurance qualité qui couvrent les processus de saisie, de validation, de stockage, d’extraction et d’archivage des données.
- Mettez en œuvre des contrôles automatisés de validation des données, des pistes d’audit et des contrôles d’accès pour renforcer l’intégrité et la traçabilité des données.
- Effectuez des audits de conformité réglementaire pour s’assurer du respect des normes réglementaires et des meilleures pratiques de l’industrie.
- Effectuez toutes les mesures correctives ou améliorations aux processus relevées au cours de l’audit pour corriger les lacunes ou les problèmes de non-conformité relevés.
En identifiant et en traitant de manière proactive les problèmes de qualité des données, vous pouvez minimiser l’impact potentiel des erreurs de données sur la prise de décision, la conformité réglementaire et la satisfaction des clients. Au fur et à mesure que votre équipe gagne en confiance dans l’exactitude et l’intégrité de ses données, votre LIMS améliorera encore plus l’efficacité opérationnelle et la résilience organisationnelle.
7. Tirez le meilleur parti des ressources des fournisseurs et de la communauté
Les ressources de votre fournisseur de LIMS et de la communauté d’utilisateurs offrent une multitude d’informations précieuses, d’assistance et d’opportunités de réseautage.
- La participation à des webinaires, des ateliers et des conférences de fournisseurs permet aux utilisateurs d'obtenir des conseils, de connaître quelles sont les bonnes pratiques et de planifier la mise à jour de nouvelles fonctionnalités.
- Le partage d’expériences, d’idées et de défis avec des pairs utilisant le même LIMS permet de collaborer pour trouver des solutions.
- Tirez parti des ressources d’assistance du fournisseur pour résoudre les problèmes et les questions techniques rapidement.
De nombreux fournisseurs proposent des formations en ligne, des supports de formation client et des formations en personne. LabVantage propose également Vantagecare, un système qui permet aux utilisateurs de demander des mises à jour et d’apprendre comment les autres acteurs de l’industrie utilisent le logiciel. De plus, LabVantage organise chaque année une conférence sur la formation et l’éducation des clients (CTEC) pour l’apprentissage et le réseautage.
Assurez le succès pendant toute la durée de vie de votre LIMS
Bien que la planification et l'implémentation soient des premières étapes importantes, elles ne sont qu’une partie de la base d’une expérience LIMS réussie. Ces sept meilleures pratiques vous aideront à profiter de tout le potentiel de votre système pour les années à venir. Ainsi, vous bénéficierez de coûts réduits, d’une productivité accrue et d’une meilleure utilisation des ressources, ce qui entraînera une croissance plus forte, de meilleurs résultats commerciaux et une meilleure compétitivité.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide avec votre LIMS LabVantage, contactez-nous ici.
